Как направить письмо с извещением о продаже комнаты исполкому?

Здравствуйте! Я с сыном являемся собственниками комнаты в коммунальной трёхкомнатной квартире. В этой квартире три комнаты, одна находится в собственности моей и сына, вторая комната тоже находится в собственности соседки, третья комната принадлежит двум соседкам, но комната ими не приватизирована. Соседке собственнице мы с сыном направим уведомление о продаже заказным письмом с уведомлением, а вот как поступить с теми соседями, которые не являются собственниками? Я знаю, что необходимо направить письмо в исполком, а как правильно его составить, и надо ли, чтобы такое письмо составлял нотариус?