Как покрывать расходы благотворительного фонда?

Здравствуйте, Marika.

Согласно ч. 4 ст. 16 Закона о благотворительной деятельности, в случае, если благотворителем или благотворительной программой не установлено иное, не менее 80 процентов благотворительного пожертвования в денежной форме должно быть использовано на благотворительные цели в течение года с момента получения благотворительной организацией этого пожертвования.

То есть собранные (в том числе из ящиков для сбора пожертвований) средства направляются не по совершении такого сбора, а в течение года. В пределах годового срока Вы сами распределяете полученные средства между оплатой расходов на оплату труда административно-управленческого персонала более 20 процентов и на благотворительность. Если необходимость по оплате труда персонала требует погашения прямо сейчас (в соответствии с трудовым законодательством, например, не реже двух раз в месяц), использование полученных средств, соответственно, будет направлено на эти неотложные потребности.

Если же расходы по содержанию персонала к моменту сбора средств погашены, соответственно, денежные средства использовать на перечисление.

Либо перечислять 12000, и возмещать расходы на транспорт и др.за счет будущих поступлений?

совершенно верно, это возможно, главное — соблюдение всех законодательно установленных сроков. Срок для распределения поступлений предоставлен законом в один год, в пределах него и возможно выполнять обязанности перед арендодателями, персоналом, по выполнению благотворительных целей.

Возможно ли удерживать/оставлять 20% поступивших средств с каждого ящика, остальные 80% перечислять?

Безусловно, это возможно, если по итогам года сумма перечислений на благотворительные цели составляет 80%.

Обязаны ли благополучатели отчитываться по расходам этих денежных средств, как именно, чтобы у налоговой не вознико вопросов к фонду?

Согласно ч.ч. 2, 3 ст. 19 того же закона, 

Благотворительная организация ежегодно представляет в орган, принявший решение о ее государственной регистрации (Министерство юстиции в лице своего территориального органа — управления юстиции субъекта федерации), отчет о своей деятельности, содержащий сведения о:

финансово-хозяйственной деятельности, подтверждающие соблюдение требований настоящего Федерального закона по использованию имущества и расходованию средств благотворительной организации;...

содержании и результатах деятельности благотворительной организации;

Ежегодный отчет представляется благотворительной организацией в орган, принявший решение о ее государственной регистрации, в тот же срок, что и годовой отчет о финансово-хозяйственной деятельности, представляемый в налоговые органы.

То есть отчет, содержащий информацию о направлении расходов из расчета 80/20 Вы обязаны представлять по результатам года.

Контроль налоговой в отношении благотворительной деятельности направлен на источники доходов благотворительных организаций, выраженные в получении ее участниками налоговых льгот и поэтому проверяемых налоговыми органами. То есть контролируются лица, передающие вам на безвозмездной основе товары, работы или услуги, — пожертвователи. И в качестве доказательств правомерности неуплаты НДС по суммам пожертвований им необходимо предоставлять документы — заключенные договоры, о принятии благополучателем на учет предоставленного имущества, работ или услуг и проч.

Для непосредственно благотворительной организации законодательством предусмотрены следующие виды отчетности:

— бухгалтерский баланс; 

— отчет о прибылях и убытках;

— приложений к ним, предусмотренных нормативными актами;

— аудиторского заключения, подтверждающего достоверность бухгалтерской отчетности организации, если она в соответствии с федеральными законами подлежит обязательному аудиту;

— пояснительной записки.

Общественные организации, не ведущие предпринимательскую деятельность и не имеющие кроме выбывшего имущества оборотов по реализации товаров (работ, услуг), представляют бухгалтерскую отчетность только один раз в год по итогам отчетного года в упрощенном составе (бухгалтерский баланс; отчет о прибылях и убытках; отчет о целевом использовании полученных средств).

В соответствии с приказом Минфина России от 22 июля 2003 г. N 67н «О формах бухгалтерской отчетности организаций» некоммерческие организации могут не представлять в составе бухгалтерской отчетности форму № 3 «Отчет об изменениях капитала», форму № 4 «Отчет о движении денежных средств», форму № 5 «Приложение к бухгалтерскому балансу» при отсутствии соответствующих данных. 

Представляемая бухгалтерская отчетность прилагается к сопроводительному письму организации, оформленному в установленном порядке и содержащему информацию о составе отчетности.

В органы государственной статистики бухгалтерская отчетность сдается в сокращенном объеме: форма № 1, форма № 2; могут запросить сведения по специализированным формам статистического наблюдения — годовая форма № 1-предприятие «Основные сведения о деятельности предприятия», утвержденная Пост. Росстата от 24 июля 2006 г. N 38. Порядок заполнения этой формы утвержден Постановлением Росстата от 16 декабря 2005 г. N 101.

Также у некоммерческой организации может быть запрошена годовая форма № 11 (краткая) «Сведения о наличии и движении основных фондов (средств) некоммерческих организаций», которая действует с отчета за 2005 г. Порядок ее заполнения и представления — Постановлением Росстата от 30 ноября 2005 г. N 91. 

Помимо бухгалтерской отчетности в налоговые органы подается налоговая отчетность в виде деклараций по уплачиваемым налогам. Порядок заполнения и сроки подачи деклараций установлены конкретно для каждого налога.

Как следует из этого, интересующая Вас отчетность, затрагивающая расходы 80/20, в налоговую подается также по результатам года.