Какие документы требуются для возврата за переплату по учебе?

Здравствуйте,отучилась заочно в коммерческом отделении, так получилось,что переплатила за учёбу. В бухгалтерии для возврата дали заявление и перечень документов. Нужна была подпись декана, но он сказал оставить заявление у него.Заявив,что сам зайдет к ректору и возврат будет перечислен на реквизит. Но он потерял заявление, я снова написала заявление, снова оставила у декана. И перечислений снова нет. Обязательна ли подпись декана?? И обязательно ли заполнять форму заявления от бухгалтерии?