Возникла проблема с переводом из одного ВУЗа в другой

Смотрите, по смыслу 

Приказа Минобрнауки России от 10.02.2017 N 124
«Об утверждении Порядка перевода обучающихся в другую организацию, осуществляющую образовательную деятельность по образовательным программам среднего профессионального и (или) высшего образования»

11. По заявлению обучающегося, желающего быть переведенным в другую организацию, исходная организация в течение 5 рабочих дней со дня поступления заявления выдает обучающемуся справку о периоде обучения, в которой указываются уровень образования, на основании которого поступил обучающийся для освоения соответствующей образовательной программы, перечень и объем изученных учебных предметов, курсов, дисциплин (модулей) (далее — учебные дисциплины), пройденных практик, выполненных научных исследований, оценки, выставленные исходной организацией при проведении промежуточной аттестации (далее — справка о периоде обучения).
15. Обучающийся представляет в исходную организацию письменное заявление об отчислении в порядке перевода в принимающую организацию (далее — заявление об отчислении) с приложением справки о переводе.

Соответственно вопрос в том, каким образом и когда были поданы указанные заявления?

И если заявление отправлялось также в сканированном виде было ли оно подписано? 

вместе с оригиналами документов. В феврале. Было требование ВУЗа, что оригиналы и заявление прислать все вместе.

справка о периоде обучения была нам предоставлена 15.11. Тоже с трудом добились этой справки.