Необходимость оформления результатов проектных работ в бумажном виде

Константин, здравствуйте!

По большому счету все заданные Вами вопросы регулируются только договором. В силу ст.421 ГК РФ

Граждане и юридические лица свободны в заключении договоров.

Уважаемый Константин!

В силу ст. 421 ГК РФ, граждане и юридические лица свободны в заключении договора.

Ваши отношения регламентируются ст. 758 ГК РФ:

По договору подряда на выполнение проектных и изыскательских работ подрядчик (проектировщик, изыскатель) обязуется по заданию заказчика разработать техническую документацию и (или) выполнить изыскательские работы, а заказчик обязуется принять и оплатить их результат.

— Обязаны ли мы делать бумажную копию результатов работ: распечатывать чертежи, таблицы, подписывать их и т.д.?

Это договорная составляющая договора. Обязаны в соответствии с договором.

— На что влияет и чем грозит, если мы будем передавать материалы только в электронной форме?

Если по условиям договора — электронная форма, то ничем не грозит.

— Есть ли разница для наших отношений с заказчиками и субподрядчиками?

Разница в том, какой стороной Вы выступаете в договоре, со всеми вытекающими последствиями.

— Какими нормативными актами регулируется данный вопрос?

ГК КФ часть 2 § 4. Подряд на выполнение проектных и изыскательских работ

— Какими документы необходимо подготовить бухгалтерской службе для обоснования соответствующего решения по указанному вопросу?

Соответствующие акты выполненных работ.

Здравствуйте!

В судебной практике договоры на разработку какой-либо электронной документации, сайтов, программ относятся к смешанным: подряд + договор возмездного оказания услуг. 

Отличие этих двух договоров в предмете: у подряда он овеществлен (ст. 703 ГК РФ), у возмездного оказания услуг — нет, просто информация или действия (ст. 779 ГК РФ).

Вместе с тем, все то, что изготавливается в электронном виде все же имеет материальный вид, потому как эти данные размещаются на материальном носителе (жестком диске и т.п.) до и после передачи результата работ.

Распечатывать результаты работ Вы должны только в том случае, если это прямо предусмотрено договором. 

Кроме того, в соответствии со ст. 783 ГК РФ, к договору возмездного оказания услуг применяются правила о подряде, если это не противоречит сути договора оказания услуг (в Вашем случае — не противоречит). Так что эти два договора, именно для Вашей работы, смешаны и рассуждать о необходимости распечатки документов нужно только в случае, если это необходимо по условиям договора.

Для бухгалтерии и налоговой отчетности важен лишь акт приемки-передачи результатов работ, подписанный в бумажном виде, остальное — не их дело, потому как любые результаты работ 1) передаются заказчику; 2) в налоговом учете нужны лишь документы, фиксирующие факт исполнения договора (приемопередаточные акты), то есть того, что деньги получены обосновано.  

Здравствуйте!

Для подтверждения согласия сторон достаточно применения и электоронной цифровой подписи, но акты выполненных работ и договор, конечено должны быть. Все остальное- на усмотрение сторон, условия договора должны быть определены и из содержания договора должна быть понятно с какими приложениями соглашаются стороны. Что касается рузультатов, то их нужно отражать в акте приема выполненных работ, который также должн подписываться сторонами в письменной форме или с помощью ЭЦП. предоставлять в ИФНС лучше письменный вариант, хотя не исключен и электронный.

Добрый день! взаимоотношения между Вами и заказчиком регулируются главой ГК РФ о подряде.

Согласно ст 702 ГК РФ  По договору подряда одна сторона (подрядчик) обязуется выполнить по заданию другой стороны (заказчика) определенную работу и сдать ее результат заказчику, а заказчик обязуется принять результат работы и оплатить его.

в силу ст 706 ГК РФ  Если из закона или договора подряда не вытекает обязанность подрядчика выполнить предусмотренную в договоре работу лично, подрядчик вправе привлечь к исполнению своих обязательств других лиц (субподрядчиков).С согласия генерального подрядчика заказчик вправе заключить договоры на выполнение отдельных работ с другими лицами. В этом случае указанные лица несут ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение работы непосредственно перед заказчиком.

Т.о.  если в договоре не прописана  ваша обязанность изготовить работы  и передать их заказчику на бумажном носителе, то вы можете  передавать результат работы как вам более удобно, т.е. в электронном виде. 

Если  в  договоре указывается на обязяанность  выполнять работы  только личным трудом подрядчика, то вы привлекать субподрядчика не вправе. Если договором предусматривается возможность привлечения субподрядчиков, то Вы вправе это слделать с согласия заказчика, только в этом случае  ответственность за ненадлежащее исполнение договора перед заказчиком будет нести субподрядчик.

— Обязаны ли мы делать бумажную копию результатов работ: распечатывать чертежи, таблицы, подписывать их и т.д.?

Это зависит от  условий договора. Если в условиях договора указано, что данные результаты работ предоставляются в электронном виде, то не обязаны. Если не указано, то дополните договор таким условием.

— Какими документы необходимо подготовить бухгалтерской службе для обоснования соответствующего решения по указанному вопросу?

В акте передачи-приемки работ указываете, что  результат работ, то есть техническая документация,  передается на электронном носителе, передача результата работ на бумажном носителе не обязательна. В акте перечисляете файлы,  свойства (объем, дата создания), краткое содержание файла.  Акт в результате будет не в полстраницы, а содержать иногда весьма объемный перечень, но этот вариант предпочительнее, чем просто указание «передан диск с результатами работ».

В моей практике нередко  передавали два диска — один с результатами работ открытый, для работы,  второй — запечатанный в конверт, на котором были отметки обоих сторон   — для случаев судебного разбирательства. Такой же конверт с диском, запечатанный  и подписанный, оставался у  подрядчика. Были также варианты, когда стороны подписывали непосредственно диск, но этот вариант применяется реже.

По вашему описанию сложно судить категорично о характере вашего договора, но скорее всего это договор на выполнение проектно-изыскательских работ.

Согласно ст.  760 Гражданского кодекса РФ

Статья 760. Обязанности подрядчика
1. По договору подряда на выполнение проектных и изыскательских работ подрядчик обязан: выполнять работы в соответствии с заданием и иными исходными данными на проектирование и договором; согласовывать готовую техническую документацию с заказчиком, а при необходимости вместе с заказчиком — с компетентными государственными органами и органами местного самоуправления;передать заказчику готовую техническую документацию и результаты изыскательских работ.

Форма передачи технческой документации и результатов изыскательских работ имеет значение только если в дальнейшем данная техническая документация используется для получения разрешений, лицензий и т.д. То есть если на данной технической документации по закону должны быть отметки  о ее составлении вами, как подрядчиком. 

Например,  при проведении составлению и оформлению документации инженерных изысканий для строительства   существует довольно значительное количество государственных стандартов, определяющих требования к технической документации. Но вы не упоминали про строительство.

Что касается налоговой, то ее ни в коей мере не затрагивает соблюдение  данных стандартов в технической документации.