Каким образом должен поступить следователь в такой ситуации?

Здравствуйте, следователь должен произвести выемку указанных документов. На основании ст. 183 УПК РФ

При необходимости изъятия определенных предметов и документов, имеющих значение для уголовного дела, и если точно известно, где и у кого они находятся, производится их выемка.2. Выемка производится в порядке, установленном статьей 182 настоящего Кодекса, с изъятиями, предусмотренными настоящей статьей.

Выносится постановление о производстве выемки, при выемке составляется протокол.

Выемка предметов и документов, содержащих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, предметов и документов, содержащих информацию о вкладах и счетах граждан в банках и иных кредитных организациях, а также вещей, заложенных или сданных на хранение в ломбард, производится на основании судебного решения, принимаемого в порядке, установленном статьей 165 настоящего Кодекса.

Здравствуйте, Валерия. Если необходимость выемки документов имела место в рамках возбужденного уголовного дела, то есть два варианта. Выемку производите у ответственного лица при его добровольном согласии, либо если имеются препятствия и не согласие на добровольную выдачу, то это необходимо производить в ходе обыска( при наличии санкции суда ), тогда охрана офиса и иные лица не могут воспрепятствовать этому.