Как обезопасить себя от подобных инцидентов в будущем?

Формально Вы могли использовать данные фотографии в информационных целях, основываясь на ст. 1274 ГК РФ

1. Допускается без согласия автора или иного правообладателя ибез выплаты вознаграждения, но с обязательным указанием имени автора, произведение которого используется, и источника заимствования:
1) цитирование в оригинале и в переводе в научных, полемических, критических, информационных, учебных целях, в целях раскрытия творческого замысла автора правомерно обнародованных произведений в объеме, оправданном целью цитирования, включая воспроизведение отрывков из газетных и журнальных статей в форме обзоров печати;

Но обязательным условием данного использования является указание автора данного произведения.

В равной мере, с учетом разъяснений приведенных в постановлении Пленума Верховного Суда РФ от 23.04.2019 N 10 «О применении части четвертой Гражданского кодекса Российской Федерации»

это касается и фотографических изображений

98. При применении норм пункта 1 статьи 1274 ГК РФ, определяющих случаи, когда допускается свободное использование произведения без согласия автора или иного правообладателя и без выплаты вознаграждения, но с обязательным указанием имени автора, произведение которого используется, и источника заимствования, необходимо иметь в виду следующее:
а) положениями подпункта 1 пункта 1 статьи 1274 ГК РФ допускается возможность цитирования любого произведения, в том числе фотографического, если это произведение было правомерно обнародовано и если цитирование осуществлено в целях и в объеме, указанных в данной норме;

Вторым условием, такого использования является его правомерное обнародование.

В том случае, если в будущем Вы используете такого рода произведения, то стоит сопровождать фотографию пояснительным текстом информационного содержания и указывать данные автора фотографии.

В текущей ситуации можно попробовать в свою защиту сослаться на ст. 1276 ГК РФ, указывающей, что 

1. Допускаются без согласия автора или иного правообладателя и без выплаты вознаграждения воспроизведение и распространение изготовленных экземпляров, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения произведения изобразительного искусства или фотографического произведения, которые постоянно находятся в месте, открытом для свободного посещения, за исключением случаев, если изображение произведения является основным объектом использования или изображение произведения используется в целях извлечения прибыли.

Но тут нужно учитывать, что такое произведение не должно быть основным объектом использования, направленным на извлечение прибыли.

Но в перспективе компенсацию суд сможет взыскать, если будет установлено, что нет оснований для его свободного использования, при том, что Вы администрировали Ваш сайт и могли влиять на заполнение его соответствующим контентом. 

В качестве примера можно привести Определение Первого кассационного суда общей юрисдикции от 08.04.2020 N 88-8068/2020

Возлагая на А. гражданско-правовую ответственность в виде предусмотренной пунктом 3 статьи 1252, пунктом 1 статьи 1301 Гражданского кодекса Российской Федерации компенсации за нарушение исключительного права истца на опубликованные на сайте <данные изъяты> произведения (10 — литературных произведений, 90 — фотографий) и определяя ее из расчета минимально установленного пунктом 1 статьи 1301 Гражданского кодекса Российской Федерации размера за каждое нарушение соответственно числу объектов исключительных прав истца, суды нижестоящих инстанций, руководствуясь положениями статей 1229, 1233, 1240, 1250, 1254, 1295, 1301 Гражданского кодекса Российской Федерации, пункта 43.3 Постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации и Пленума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 26 марта 2009 г. N 5/29 «О некоторых вопросах, возникших в связи с введением в действие части четвертой Гражданского кодекса Российской Федерации», исходили из того, что на сайте <данные изъяты>, администратором доменного имени которого на момент нарушения являлся А., были опубликованы идентифицированные судом произведения (10 — литературных произведений, 90 — фотографий), исключительные права на которые принадлежат АО «ИД „Комсомольская правда“, в отсутствие лицензионного договора между администратором сайта и истцом на использование этих произведений. При определении суммы компенсации судами учтены характер нарушения, срок незаконного использования результатам интеллектуальной деятельности степень вины нарушителя, наличие ранее совершенных лицом нарушений исключительного права данного правообладателя, вероятные убытки правообладателя, принципы разумности и справедливости, соразмерности компенсации последствиям нарушения.

При этом есть и вероятность отказа в удовлетворении заявленных требований, если будет установлено что

не доказано наличие исключительного права  на произведение;
не доказано, что Вы администрировали доменное имя или другим способом могли влиять на содержание сайта, на котором размещено произведение;

Вы законно использовали произведения Правообладателя в связи с исчерпанием права на них;
или объект не относится к произведениям, поскольку не создан творческим трудом.

В начале июня на эл. почту поступила претензия с требованием выплатить огромную компенсацию авторам фотографий. Посоветуйте, какие действия нам следует предпринять?

 надо разбираться с самим нарушением и целями размещения

По ст 1301 гк — минимальная компенсация 10.000 р, максимальная 5 млн.

При этом размер компенсации они обязаны обосновать

61. Заявляя требование о взыскании компенсации в размере от десяти тысяч до пяти миллионов рублей, определяемом по усмотрению суда, истец должен представить обоснование размера взыскиваемой суммы (пункт 6 части 2 статьи 131, абзац восьмой статьи 132 ГПК РФ, пункт 7 части 2 статьи 125 АПК РФ), подтверждающее, по его мнению, соразмерность требуемой им суммы компенсации допущенному нарушению, за исключением требования о взыскании компенсации в минимальном размере.

по ст 1274 гк есть случаи, когда не требует согласие правообладателя и выплата денег для размещения, но это всегда некоммерческие цели — новостные, образовательные. Но в этом случае обязательно надо указывать имя автора и источник- откуда взяли фото.

Посоветуйте, какие действия нам следует предпринять?

 надо просмотреть претензию и дать письменный ответ

важно- есть ли там доверенность на представление интересов от подписантов или нет

Каким образом может быть доказана принадлежность сайта конкретному юридическому лицу, домен зарегистрирован на физ. лицо

 любым

вплоть до более раннего размещения этих фото, нет каких то ограничений в доказательствах

Как обезопасить себя от подобных инцидентов в будущем?

 не брать фото из сети, свободного доступа к ним не бывает

либо строго подводить под ст 1274 гк — с указанием имени автора и источника заимствования

По данному вопросу имеется судебная практика, обстоятельства которой схожи с Вашими: /https://sudact.ru/arbitral/doc/nIOSl5f2QeVK/ Далее свой ответ продолжу ниже

 эта практика устарела

после пленума №10 в 2019 году четко было указано на невозможность применения к интернету этой статьи 

Дополнительно обращаю ваше внимание на постановление ФАС Московского округа от 12.07.2013 по делу N А40-115248/12-51-1056 в части толкования ст. 1276 Гражданского кодекса РФ:

Рекомендуется в подобных спорах оценивать добросовестность самого правообладателя: предпринимал ли он меры по установлению фактического нарушителя, обращался ли до суда к владельцу ресурса за содействием и т.д. Или же он сразу предъявил исковое заявление к владельцу сервиса, очевидно намереваясь не пресечь нарушение, а получить необоснованную экономическую выгоду за счет администратора сайта.

Таким образом, крайне важными здесь являются две детали: первое- было ли указание  на правообладателя на сайте, с которого Вы брали фотографии и второе- вопрос указания Вами автора фотографий. Исходя из сути вопроса, указаний Вы не делали. А в свободном доступе оно было?

Как обезопасить себя от подобных инцидентов в будущем?

 В соответствии с нормой статьи 1274 ГК РФ, допускается без согласия автора или иного правообладателя и без выплаты вознаграждения, но с обязательным указанием имени автора, произведение которого используется, и источника заимствования.