Вопрос - может ли компания принять в затраты ( принимаемые для налогового учета ) расходы этого человека - билет на самолет, проживание в гостинице, питание, автобус

Елена, добрый день!

Для того, чтобы принять эти расходы в затраты, необходимо основание. В идеале трудовой договор, так как работодатель обязан компенсировать расходы своих работников, связанных с командировками, в том числе проживание и оплата проезда. Но я так понимаю, уже прошло некоторое время и без нарушений его заключить вряд ли получиться.

В данной ситуации, лучше заключить договор ГПХ с датой до вылета. В условия договора можно включить компенсацию затрат на проезд и проживание, но тогда есть риск, что договор признают трудовым. Лучше эту сумму указать как вознаграждение, только не забудте, что вы в силу закона являетесь налоговым агентом по отношению к физическому лицу и обязаны исчислить и уплатить за него 13% НДФЛ.

Чтобы не упустить период бухгалтерской отчетности  укажите в договоре, что вознаграждение уплачивается в течении, ну скажем, 60 дней с момента оказания услуги.

в затраты ( принимаемые для налогового учета ) расходы этого человека — билет на самолет, проживание в гостинице, питание, автобус

 Елена, добрый день! Если не будет документального обоснования данных расходов применительно  к полученному вследствие несения указанных расходов  доходу, то такие расходы не отвечают признакам обоснованных. При этом надо учитывать, что при наличии безвозмездного договора между организаций и лицом, расходы которого организация хочет учесть организации может быть доначислен налог на внереализационные доходы.