Добрый день!
Вопрос интересный и актуальный.
Проявлять должную осмотрительность при выборе контрагента обязывает Налоговый кодекс. Это значит, что вы должны убедится, что юридическое лицо или ИП реально существуют, а договор с Вами подписывает лицо, реально имеющие на это полномочия. Раньше на практике эти условия выполнялись следующим образом: нужно было запросить у контрагента копию свидетельства ИНН и проверить её на сайте ИФНС, получив выписку из ЕГРЮЛ.
Однако ИФНС придумало способ, используя должную осмотрительность, увеличить собираемость налогов. Ведь понятие должная осмотрительность весьма оценочное, и если ИФНС усмотрит в Ваших действиях недостаточно этой самой должной осмотрительности, сделка признается недействительной. Это в свою очередь приводит к тому, что суммы НДС и налога на прибыль указанные организацией признаются так же недействительными. ИФНС выставляет требование об уплате (часто со штрафом) недостающей суммы налогов.
Теперь проявляя должную осмотрительность организации из кожи вон лезут, чтобы собрать о контрагенте максимально полную информацию.
На сегодняшний день, исходя из моей практики организация проявит должную осмотрительность если она получит от контрагента следующие документы:
1) Свидетельство ИНН
2) Выписку о создании юридического лица (регистрации в качестве ИП), либо копию свидетельства о регистрации юридического лица (либо регистрации в качестве ИП)
3) копию устава
4) решение о назначении руководителя
5) приказ о вступлении руководителя в должность
6) доверенность, если подписант не является руководителем
6) лицензия (если требуется)
7) карту партнера
8) некоторые запрашивают банковскую карточку с образцами подписи руководителя
Кроме того, Вы должны получить с сайта налоговой выписку из ЕГРЮЛ
Желательно проверить фирму через специальную программу «Контур фокус» «СПАРК» и др. подобные программы есть в интернете в бесплатном доступе. Их функционал ограничен, но основные риски они укажут.
Только если все данные из этих источников совпадут Вы можете спать спокойно
Кроме того, информацию о компании можно посмотреть на сайте ФССП (узнаети наличие исполнительных производств, если будут висеть штрафы ГИБДД — это плюс, т.к. у компании есть транспорт, на который можно обратить взыскание).
Полезным будет посетить сайт «Мой арбитр» и узнать наличие судебных дел.
Хранение персональных данных не ограничивается территорией РФ, но будет полезным указать об этом в вашем положении о персональных данных.
Оттиск печати на документах организации должен быть, если уставом общества не оговорено, что общество действует без печати. Само по себе отсутствие печати не влечет недействительности документа, подписанного уполномочным лицом. Однако такой документ может быть оспорен в суде или не быть принят вашим контрагентом, так как любое лицо имеет право убедится, что исполняет свое обязательство надлежащему лицу, и отсутствие печати может вызвать его сомнения.
Вопросы о конфидециальной информации и коммерческой тайне относятся только к конкретным сделкам и должны быть оговорены в рамках конкретных контрактов.
