И какие документы необходимо подготовить со стороны меня и мамы?

Здравствуйте! Вы пишите :

мама состоит в долях с дедушкой, он живет в другом городе, нужно ли будет от него какое-то согласие или т.п.?

 Да, от него лучше  будет получить письменный отказ от покупки доли, так как у него, как у владельца долевой собственности есть преимущественное право покупки согласно ст. 250 ГК РФ. Необходимо ему направить уведомление о продаже с указанием цены и условий. 

Согласно ст. 250 ГК РФ 

Продавец доли обязан известить в письменной форме остальных участников долевой собственности о намерении продать свою долю постороннему лицу с указанием цены и других условий, на которых продает ее.

Если остальные участники долевой собственности не приобретут продаваемую долю в праве собственности на недвижимое имущество в течение месяца, а в праве собственности на движимое имущество в течение десяти дней со дня извещения, продавец вправе продать свою долю любому лицу. В случае, если все остальные участники долевой собственности в письменной форме откажутся от реализации преимущественного права покупки продаваемой доли, такая доля может быть продана постороннему лицу ранее указанных сроков.

Нужно послать заказным письмом с уведомлением и описью вложения.

Дедушка может и не ответить, Вам тогда нужна выждать месяц с момента получения дедушкой уведомления.

Если в течении месяца дедушка не приобретет долю,  то Вы можете оформлять продажу на себя. Необходимо составить договор купли-продажи доли, заверив у нотариуса.

Если Вам нужна подробная консультация Вы можете написать мне в чат (личные сообщения). 
Хорошего дня!