Уведомлять компанию в России на которую удаленно работаю из Армении о том что стал налоговым нерезидентом или нет?

Нина, добрый день! 

Обязательное уведомление сотрудником работодателя РФ, о том что сотрудник работает за границей РФ и сменил налоговый статус не предусмотрено Трудовым кодексом РФ, но может быть предусмотрено трудовым договором заключенным между работником и работодателем. 

Принимая решение, уведомлять компанию работодателя в России, о том что выехали из страны и работаете из-за рубежа нужно учитывать следующую информацию: 

1. Насколько Вы дорожите отношениями с текущим работодателем;

2. Продолжительность дистанционной работы из-за рубежа на Российского работодателя;

3. Предполагаемый (остаточный) срок сотрудничества с Российским работодателем. 

По первому пункту — работодатель является Вашим налоговым агентом, то есть именно на нем лежит обязанность и ответственность по исчислению НДФЛ по ставкам которые зависят от налогового статуса работника и перечисление удержанного НДФЛ в бюджет РФ, откуда следует вывод, что работник не может просто так, самостоятельно, через голову работодателя проводить какие то исчисления НДФЛ и уплачивать НДФЛ или разницу в НДФЛ для налогового нерезидента / нерезидента РФ, в бюджет РФ, так как это прямая обязанность работодателя как налогового агента работника и такие действия должны быть согласованы с раскрытием работодателю всех сроков отсутствия РФ и всей ситуации в целом. 

Если в трудовом договоре указано место работы в России, то зарплата считается доходом от источника в РФ вне зависимости от налогового статуса работника. Ставка НДФЛ на такой доход для налогового резидента — 13% до 5 млн. руб. / 15% более 5 млн. руб., плюс возможность применять имущественные и налоговые вычеты, для налогового нерезидента — 30% и никаких имущественных и налоговых вычетов (п. 1, п. 3 ст. 224 НК РФ).

Налоговыми резидентами являются физлица, фактически находящиеся а территории РФ, не менее 183 календарных дней в течение 12 месяцев, следующих подряд, то есть этот период может начаться в одном календарном году и закончиться в другом. 

Дни нахождения физлица за пределами РФ не учитываются при расчете 183 дней, за исключением случаев выезда за пределы России для краткосрочного (менее шести месяцев) лечения или обучения (п. 2 ст. 207 НК РФ), то есть как бы и не уезжал для этих целей, но при этом такой выезд из РФ для целей обучения или лечения должен просматриваться изначально, с получением учебной визы и (или) заключением договора на обучение / лечение, до выезда из РФ, а не после выезда за рубеж по другим основаниям. 

Конституционный суд Российской Федерации, а также Минфин РФ, неоднократно разъясняли, что налоговыми агентами (работодателями, брокерами, банками) проверяется ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ налоговый статус физических лиц, на каждую дату выплаты им дохода (для правильного удержания НДФЛ и его перерасчета), путем суммирования 183 дней в течение 12 месячного периода, который может начаться в одном календарном году и продолжиться в другом календарном году, при этом ИТОГОВЫЙ налоговый статус физического лица, всегда уточняется на конец календарного года (налогового периода по НДФЛ), то есть на 31 декабря.

А вот, для декларирования личных доходов по 3-НДФЛ, физические лица самостоятельно считают 183 дня отсутствия / присутствия в РФ в течение налогового периода по НДФЛ который равен календарному году, то есть с 01 января по 31 декабря, а про 12 месяцев которые могут начаться в одном году и продолжиться в другом, просто забудьте, так как это головная боль вписавшегося за НДФЛ работника (клиента), работодателя или иного налогового агента.

Пример:

Василий работает на компанию в РФ. В сентябре 2022 года, Василий срочно уехал из России в Армению, но продолжил удаленно работать на компанию в РФ. Возвращаться из Армении в Россию в 2023 году Василий точно не планирует.

Работодатель Василия (его налоговый агент), продолжает ему выплачивать зарплату и удерживать НДФЛ в размере 13% (как с налогового резидента РФ), при этом работодатель определил итоговый налоговый статус Василия на 31 декабря 2022 г. и он конечно не изменился, так как с сентября прошло меньше чем 183 дня.

Работодатель продолжил выплачивать Василию зарплату и с апреля 2023 года (прошло 183 дня) стал удерживать с него НДФЛ в размере 30% уже как с налогового нерезидента РФ, после чего еще раз уточнит его ИТОГОВЫЙ налоговый статус 31 декабря 2023 года и будет обязан удержать с Василия еще дополнительно НДФЛ 17% за первый квартал 2023 года (когда удерживал НДФЛ всего 13%).

Доходы сотрудника организации, не признаваемого налоговым резидентом РФ, полученные от источников за пределами РФ, на основании п. 2 ст. 209 НК РФ не являются объектом обложения НДФЛ в России (смотрите письма Минфина России от 04.03.2022 N 03-04-06/15886, от 23.11.2021 N 03-04-05/94568, от 20.04.2021 N 03-04-06/29535

Если в трудовом договоре будет отражено место работы в РФ, а место работы в трудовом договоре указывается обязательно (ст. 57 ТК РФ), то первые 6 месяцев работодатель будет удерживать НДФЛ 13% как с налогового резидента РФ, после НДФЛ 30% как с налогового нерезидента РФ, а если будет отражено место работы за пределами РФ, то такой доход работника будет относиться к доходам от иностранных источников и не облагается НФДЛ в России, после того как физическое лицо утратило налоговое резиденство РФ, но в любом случае, если ИТОГОВЫЙ налоговый статус Василия, как в примере выше на 31 декабря 2023 года, будет налоговый нерезидент, то работодатель будет вынужден удержать дополнительно НДФЛ 17% за первый кварта 2023 года, пока Василий еще был налоговым резидентом РФ, от этого не уйти. 

Соответственно для НДФЛ 0% в РФ, после смены налогового статуса, на данный момент, пока не внесли поправки в ст. 208 НК РФ (законопроект ID 02/04/01-22/00124239) которыми предполагается определять источник дохода не по месту нахождения работника, а по месту нахождения работодателя (то есть РФ) и как минимум до конца 2023 года, остается возможность заключить с работодателем из РФ, при дистанционной работе из-за границы дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором нужно указать характер работы — дистанционный, место работы с точностью до населенного пункта Республика Армения, г. Ереван.

Возврат налогового резиденства РФ и возврат излишне удержанного НДФЛ

Налоговым кодексом РФ, предусмотрено правило (п. 1, ст. 231 НК РФ), о праве налогового резидента РФ осуществить возврат излишне удержанного с него НДФЛ 30% (возврат разницы НДФЛ 17%), если по итогам налогового периода (календарного года), на 31 декабря он был признан налоговым резидентом РФ.

В таком случае, работодатель будет обязан пересчитать удержанный НДФЛ по ставке — 30% и вернуть сотруднику излишне удержанный налог, доплатами к зарплате. Если до конца календарного года полностью вернуть НДФЛ не удалось, то работнику будет необходимо самостоятельно обратиться в ФНС с заявлением о возврате излишне удержанного НДФЛ и подать декларацию 3-НДФЛ до 30 апреля года следующего за годом возврата НДФЛ налоговым агентом доплатами к зарплате.

Стоит обратить внимание на несколько моментов:

• ФНС попросит доказать утрату и возврат налогового резиденства РФ, то есть сразу можете подгружать к заявлению скан заграничного паспорта с отметками о пересечении границы РФ или другие документы;
• Вместе с возвратом НДФЛ 17%, потребуется уплатить налоги со своих мировых доходов за налоговый период на 31 декабря которого был уточнен ИТОГОВЫЙ статус налогового резиденства РФ;
• Удерживать НДФЛ 30% с работника, налоговый агент (работодатель) будет вправе, только если в трудовом договоре место работы отражено в России, то есть доход от источников в РФ.

Пример:

Василий решил вернуться в РФ, после 2 лет релокации в Армении, и прибыл в апреле 2023 продолжая работать на компанию в РФ на которую удаленно работал 2 года в релокации.

При этом, уехав из Армении, Василий решил сдать в аренду свою армянскую квартиру. Работодатель Василия продолжал удерживать первые 183 дня НДФЛ 30% с Василия как с нерезидента (с 01.04.2023 по 01.10.2023), как и делал с начала года, после чего продолжил удерживать НДФЛ 13% (как с налогового резидента), а на 31 декабря 2023 года, уточнил ИТОГОВЫЙ налоговый статус Василия, соответственно как налогового резидента РФ в 2023 году.

В этом примере, налоговый агент Василия (работодатель), будет обязан вернуть ему НДФЛ 17% (разницу между НДФЛ 30% / НДФЛ 13%) с 01.01.2023 по 01.10.2023 года, доплатами к зарплате на будущие периоды 2024 года.

При этом, Василий будет обязан до 30 апреля 2023 года, подать в ФНС налоговую декларацию 3-НДФЛ и отразить в ней свой доход от сдачи квартиры в Армении за 2023 год, уплатив с полученного дохода НДФЛ 13%.

Однако, нужно понять, что ФНС не получает данные о смене налогового резиденства граждан РФ в автоматическом или каком-то другом режиме и не уведомляет работодателей (налоговых агентов) об этом, а в нормальном порядке, именно работодатель, после того как ему сообщил работник, уведомляет ФНС о новом налоговом статусе работника посредством подачи отчета 6-НДФЛ. 

Согласно п. 5 ст. 24 НК РФ, если налоговый агент не исполняет свои обязанности, или исполняет ненадлежащим образом, его могут оштрафовать. НК РФ предусматривает штраф в размере 20% от суммы налога, подлежащего уплате и (или) перечислению (ст. 123 НК РФ). За неисполнение обязанностей налогового агента по исчислению удержанию или перечислению налогов и (или) сборов в крупном или особо крупном размере предусмотрена уголовная ответственность (ст. 199.1 Уголовного кодекса).

При этом, налоговый агент освобождается от ответственности, если исполнил обязанность по перечислению суммы налога до момента, когда ему стало известно об обнаружении налоговым органом факта несвоевременного перечисления суммы налога (п. 2, ст. 123 НК РФ). 

Соответственно, если у работодателя еще не возникли проблемы с ФНС, то все еще можно решить без испорченных отношений и негатива, достаточно раскрыть работодателю, все обстоятельства, чтобы он мог подать корректирующий отчет 6-НДФЛ и начать удерживать из будущей зарплаты работника, частями ранее не удержанный НДФЛ, при этом данный процесс можно растянуть на несколько месяцев, чтобы удержание не сильно напрягало работника. 

Если, НДФЛ удержать не представляется возможным, то работодатель уведомляет бывшего работника, (п. 5 ст. 226 НК РФ) и налоговые органы до 1 марта года следующего за отчетным периодом, о возникшей ситуации. 

В таком случае, у работника появляется возможность уплатить НДФЛ самостоятельно до 15 июля года следующего за отчетным, для этого надо подать 3-НДФЛ декларацию до 30 апреля года следующего за отчетным периодом. 

Если это сделать не удалось, то остается ожидать сформированного налоговым органом уведомления об уплате налога (НДФЛ который не смог удержать работодатель, о чем уведомил ФНС), в личном кабинете налогоплательщика, в таком случае, налог надо будет оплатить, без подачи декларации до 1 декабря года следующего за отчетным периодом.

Узнает или нет ФНС или работодатель о смене Вашего налогового резиденства, во многом зависит от Вас, например от обмена операциями по своим банковским счетам с РФ или уведомления ФНС об открытии счета за пределами РФ, в том числе если удаленных работников у работодателя много, проверка ФНС может быть инициирована и в отношении него. 

Играют роль, даже Ваши публикации в социальных сетях, то есть налоговики используют при необходимости, любые возможности в доказывании своей позиции, но в отношении маленьких физиков, я не ожидаю таких массовых действий в 2023 году.

Более подробно разобрать Вашу ситуацию и выработать оптимальную стратегию минимизирующую риски работника и работодателя мы можем в ходе персональной платной консультации в чате (кнопка общаться в чате рядом с моей фотографией), буду рад помочь! 

С Уважением юрист Федор Андреев,