Как правельно ее написать в избежания последствий

Добрый день !На наш магазин написана жалоба в министерство торговли что я с покупателям обращалась не корректна и выражалась незензурной лексикой .На самом деле такого не было .Покупатель попросил подобрать ему товар но я ему обьяснила что у нас в ассортименте нет такого и попросила пройти в другие магазины.Он стал требовать документы на каком основание мы здесь торгуем .Я пыталась ему обьяснить что доступа к таким документом нет .Он пошел жаловаться в администрацию и потом написал жалобу .Сейчас просят администрация написать обьяснительную .Как правельно ее написать в избежания последствий.Нужно ли писать ?Что я должна знать ?