Здравствуйте.
Нужно понять, что имеют в виду Ваши контрагенты. Они могут говорить о лицензии как в смысле, который имеет данный термин в публичном законодательстве о лицензировании
2) лицензия — специальное разрешение на право осуществления юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем конкретного вида деятельности (выполнения работ, оказания услуг, составляющих лицензируемый вид деятельности), которое подтверждается записью в реестре лицензий...
Статья 3 Федерального закона от 04.05.2011 N 99-ФЗ
так и в смысле обычной гражданско-правовой сделки, и в таком случае им просто нужно обоснование траты бюджетных средств и, соответственно, доказательство наличия договора с Вами об использовании софта.
По лицензионному договору одна сторона — обладатель исключительного права на результат интеллектуальной деятельности или на средство индивидуализации (лицензиар) предоставляет или обязуется предоставить другой стороне (лицензиату) право использования такого результата или такого средства в предусмотренных договором пределах.
Лицензиат может использовать результат интеллектуальной деятельности или средство индивидуализации только в пределах тех прав и теми способами, которые предусмотрены лицензионным договором. Право использования результата интеллектуальной деятельности или средства индивидуализации, прямо не указанное в лицензионном договоре, не считается предоставленным лицензиату.
Статья 1235 ГК РФ.
Выясните этот момент и далее Вы уже либо будет обосновывать отсутствие необходимости наличия лицензии, если Вам укажут на лицензию в первом смысле (смотреть выше). Если во втором смысле, то нужно будет просто предложить им полноценный договор (опять же, Вы можете и отказаться, но если клиент для Вас важен, достаточно простого договора с общими положениями).
Регистрация программного обеспечения осуществляется на основании Приказа Минэкономразвития России от 05.04.2016 N 211 «Об утверждении Правил оформления заявки на государственную регистрацию программы для электронных вычислительных машин или базы данных, Правил составления документов, являющихся
www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_201372/82b849bbe428a93d46a7a8560f7dce9ab0ab22b6/?ysclid=lsub21h5g0671107439
Для регистрации программы нужно подготовить заявку, а именно составить заявление и к нему приложить депонируемые материалы: документы с описанием программы или базы данных, которые нужны, чтобы их идентифицировать. Есть установленная форма заявления, требования к оформлению документов, вплоть до количества знаков и качества бумаги.
Нужно оплатить госпошлину и подать заявку с дополнительными документами в Роспатент. Сделать это можно через Интернет, а также лично или по почте.