И можно ли завести рабочую "подпись" и пользоваться только ей на работе?

Добрый день. Я сотрудник Управляющей Компании. Работаю с населением. Редко, но метко, приходят такие граждане, которым не знаешь, как отказать. Требуют поставить печати и подписи на "документах". На днях был случай: женщина купила квартиру, обратилась к нам и попросила педелать имя собственника в квитанциях без изменения лицевого счета. Сказала, что старый собственник оплатит, что ему положено. Пришел старый собственник, оплатил. Требует справку, что он все закрыл и договор с нами прекращен. Но! Л/С остался активным, просто смненили имя собственника. У нас нет формы такой справки. Это его не устроило, он стал кричать и ругаться. Сотрудница пошла ему на уступки, распечатала справку о задолженности на последний день, когда он еще был собственником и дописала от руки, что он просил. Поставила подпись, печать и дату. Правомерно ли то, что они просят ставить личные подписи? В какие документах можно ставить подписи? И можно ли завести рабочую "подпись" и пользоваться только ей на работе?