Как правильно составить обращение от жильцов, чтобы пригласить руководителя УК на общее собрание?

Здравствуйте! Для составления корректного обращения от жильцов вам необходимо заполнить ряд данных в свободной письменной форме:

1. Адресат (можно указать как в письме – в правом верхнем углу). 

1.1. Полное официальное наименование управляющей компании (Эту информацию можно найти в договоре управления или на портале ГИС ЖКХ).

1.2. Должность и ФИО руководителя УК.

1.3. Юридический адрес (официальный адрес, указан у вас в договоре оказания услуг и квитанциях).

Выглядеть будет так: 

В Общество с ограниченной ответственностью «Название Управляющей Компании»

Генеральному директору [Фамилия Имя Отчество руководителя]

по адресу: [Юридический адрес УК]

2. Отправитель:

2.1. Укажите, от кого направляется обращение: «От собственников помещений многоквартирного дома по адресу: (Полный адрес вашего дома)».

2.2. Инициативная группа или Совет дома (если есть). Если обращение исходит от инициативной группы жильцов или председателя (членов) Совета многоквартирного дома, обязательно укажите их ФИО, номера квартир и контактные данные. Это придаст обращению больший вес.

2.3. Список жильцов, поддержавших обращение (рекомендуется). Дляубедительности к обращению можно приложить подписной лист с ФИО, номерами квартир и подписями жильцов, поддерживающих проведение собрания и приглашение руководителя УК. Указание площади собственности напротив каждой подписи поможет продемонстрировать кворум и значимость запроса.

Здесь эта часть будет выглядеть так:

От собственников помещений многоквартирного дома, расположенного по адресу: (Ваш полный адрес дома)

В лице инициативной группы собственников:

Иванов Иван Иванович, кв. 10, тел.: (номер телефона)

Петрова Анна Сергеевна, кв. 25, тел.: (номер телефона)

И т. д.

или

В лице Председателя Совета многоквартирного дома:

Сидоров Петр Николаевич, кв. 30, тел.: (номер телефона)

3. Название документа:

Четко и ясно укажите цель обращения: «Обращение (приглашение) руководителю управляющей компании на внеочередное общее собрание собственников помещений». 

4. Основная часть:

Начните с указания периода, в течение которого УК не проводила общих собраний. Подчеркните, что это нарушает права собственников на участие в управлении домом и получение полной информации о деятельности УК.

Пример: «Наш многоквартирный дом № (номер дома) по ул. (название улицы) находится в управлении ООО «Название УК» с (дата/год начала управления). За весь период управления (на протяжении четырех лет) общие собрания собственников помещений по инициативе управляющей компании не проводились».

Четко изложите, почему возникла необходимость проведения собрания и приглашения на него руководителя УК. Укажите, что за прошедшее время накопились вопросы, требующие коллегиального обсуждения и принятия решений собственниками с участием представителя управляющей организации.

Пример: «В связи с длительным отсутствием возможности прямого диалога и получения актуальной информации, у собственников помещений накопился ряд вопросов, касающихся управления нашим домом, технического состояния общего имущества, выполнения работ и оказания услуг по содержанию и ремонту, а также вопросов начисления платы за жилищно-коммунальные услуги».

Сообщите о планируемом проведении общего собрания. Укажите, кто является инициатором собрания (инициативная группа собственников, Совет дома).

Укажите форму собрания (очная, заочная или очно-заочная).

Четко пропишите дату, время и место проведения очной части собрания (или адрес приема бюллетеней для заочного голосования).

Приведите основные вопросы, включенные в повестку дня собрания. Это поможет руководителю УК подготовиться к обсуждению.

Пример пунктов повестки: Отчет УК о выполненных работах за период (период); Обсуждение тарифов на содержание жилья; Планы по текущему ремонту на (год); Вопросы по начислению ЖКУ; Разное (вопросы текущего характера).

Вежливо попросите уведомить вас о возможности участия и ФИО представителя, если приедет не сам руководитель.

Пример: Просим подтвердить возможность Вашего присутствия или присутствия уполномоченного представителя ООО «Название УК» на общем собрании собственников и сообщить ФИО представителя до (дата, за несколько дней до собрания) по контактному телефону (номер телефона).

5. Отнесите обращение в УК в двух экземплярах. На вашем экземпляре попросите поставить входящий номер, дату и подпись принявшего лица. Это самый надежный способ подтвердить факт вручения.

Также советую сохранить у себя подтверждение отправки или вручения данного обращения. Это может быть полезно в случае возникновения спорных ситуаций.

название и адрес лица, управляющего МКД

от инициативной группы

собственников помещений МКД по

адресу: __________________

Сообщение о проведении общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме 

Просим Вас принять участие в деятельности общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме, которое состоится по адресу______________(указать)в _________(выбрать необходимую форму: по закону это очная форма, очно-заочная и заочная) форме в____________(указать дату проведения собрания) со следующей повесткой дня собрания (далее необходимо обозначить вопросы, для решения которых созывается общее собрание):

1.

2.

3. и т.д

По данным вопросам предполагается вынесение на голосование следующих решений (указать существующие решения или решение вопросов):

1.

2.

3. и т.д

Ответ на приглашение просим направить ___________________ — собственнику кв. ___(для удобства можно выбрать представителя от инициативной группы).

Представитель инициативной группы _________________

Дата:____________                          Подпись:_____________

(Если же представителя инициативной группы нет, тогда лучше перечислить участников этой группы в конце сообщения с их подписями)

Участники инициативной группы:

1.Сидоров И.П    Подпись:___________

2.Петров А.В.      Подпись:___________

3.Иванов Б.Ю.     Подпись:___________ и т.д

Заявление, сообщение в управляющую компанию можно направить несколькими способами: отнести лично, направить почтой или Интернет: на электронную почту УК.

Если заявление относите лично в главный офис управляющей организации, то на Вашем экземпляре должны поставить штамп о регистрации заявления.

Если направляете заявление почтой, то используйте заказное письмо, у которого есть трек-номер для отслеживания и которое вручается адресату под роспись лично или представителю адресата по доверенности. Либо можно отправить заказным письмом с уведомлением, тогда Вы получите подписанное адресатом уведомление о вручении.

Если заявление направляете на электронную почту управляющей организации  или на официальных сайтах управляющих организаций в разделах «Электронные приемные» (при наличии такой возможности), то все уведомления о получении и ответ о результатах рассмотрения Вы будете получать на адрес электронной почты, с которой было направлено обращение.