И оплачиваем ему ранее удержанную сумму штрафов, пеней?

Здравствуйте, Анна!

Постановлением Правительства  России № 783 от 04.07.2018 г. предусмотрено списание пеней и штрафов  начисленных поставщику (подрядчику, исполнителю), но не уплаченных поставщиком.  

Для списания пени, штрафов необходимо:

— подтверждение поставщика о наличии начисленной и неуплаченной суммы неустоек (штрафов, пеней), и — документ, подтверждающий исполнение поставщиком обязательств (за исключением гарантийных обязательств) по контракту в полном объеме, подтвержденное актом приемки или иным документом.  

Если комиссией по поступлению и выбытию активов, созданной заказчиком в целях подготовки решения о списании неустойки, при наличии всех оснований будет принято решение о списании неустойки, то даже  добровольно оплаченную сумму необходимо вернуть контрагенту. В противном случае есть риск судебного спора, где эту сумму контрагент может взыскать как неосновательное обогащение

Буду благодарен за ваш отзыв! С пожеланиями всего наилучшего, Павел Сергеевич.

Здравствуйте. По вашей ситуации применим Федеральный закон от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок...» и Постановление Правительства РФ от 04.07.2018 № 783 «Об установлении случаев и порядка списания начисленных сумм неустоек (штрафов, пеней)...» (далее – ПП № 783).

Начисление и удержание неустойки: Вы правомерно начислили и удержали неустойку в связи с нарушением срока поставки, основываясь на условиях контракта и нормах Закона № 44-ФЗ (ч. 6, 8 ст. 34 Закона № 44-ФЗ).
Основания для списания: ПП № 783 устанавливает случаи, при которых заказчик обязан списать начисленные и неуплаченные суммы неустоек. Одним из таких случаев является полное исполнение поставщиком обязательств по контракту, если общая сумма начисленных и неуплаченных неустоек не превышает 5% цены контракта (п. 3, пп. «а» ПП № 783).
Удержание как форма оплаты: Ключевой момент в вашей ситуации – неустойка была не просто начислена, а удержана вами из суммы, подлежащей оплате поставщику. Согласно правовой позиции Верховного Суда РФ (например, Определение ВС РФ № 301-ЭС24-23009), удержание заказчиком полной суммы начисленной неустойки из оплаты по контракту приравнивается к фактической уплате этой неустойки поставщиком.
Применение ПП № 783 к удержанным суммам: Несмотря на то, что ПП № 783 формально говорит о списании неуплаченных сумм, судебная практика исходит из того, что если условия для списания (в данном случае – полное исполнение контракта и размер неустойки ≤ 5% цены контракта) были соблюдены до или в момент удержания, то заказчик обязан был осуществить списание. Удержание неустойки, подлежащей списанию, рассматривается судами как неосновательное обогащение заказчика.
Ваши действия:
Проверьте, действительно ли контракт исполнен поставщиком в полном объеме.
Проверьте, действительно ли общая сумма начисленных штрафов и пеней составляет не более 5% от цены контракта.
Если оба условия выполнены, то в соответствии с п. 3 пп. «а» ПП № 783 и разъяснениями Верховного Суда РФ, у вас возникает обязанность списать начисленную неустойку.
Поскольку эта неустойка уже была вами удержана (что приравнивается к ее уплате поставщиком), вам необходимо не только формально провести процедуру списания в своем учете, но и вернуть ранее удержанную сумму поставщику.
Процедура списания включает сверку расчетов, создание комиссии, принятие комиссией решения о списании, издание распорядительного документа заказчика и уведомление поставщика (п. 7-10 ПП № 783).
Возврат излишне удержанных (уплаченных) сумм осуществляется в соответствии с общими требованиями, утвержденными Минфином России (например, Приказ Минфина России от 27.09.2021 № 137н). Письмо поставщика является основанием для запуска процедуры возврата.

Вывод: При наличии оснований для списания неустойки по ПП № 783 (полное исполнение контракта, неустойка ≤ 5% цены контракта), вы обязаны осуществить списание, несмотря на то, что сумма была ранее удержана. Удержанная сумма, подлежащая списанию, должна быть возвращена поставщику.