Может ли муниципальный архив отказать в приемке дел постоянного хранения и на каких основаниях?

Алла, здравствуйте!

Основания для отказа муниципального архива в приеме дел постоянного хранения организации на основании Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»:

Отсутствие экспертизы ценности документов (ст. 6):

Ч. 1 — документы включаются в Архивный фонд РФ только после экспертизы
Ч. 5 — экспертиза должна проводиться совместно с архивом
Ч. 7 — для частных документов требуется договор с архивом

Нарушение правил оформления документов:

Статья 17:

Ч. 3 — требование о создании страховых копий особо ценных документов

Статья 22:

Ч. 4 — специальные сроки для отдельных видов документов:

а) записей актов гражданского состояния — 100 лет;

б) записей похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов — 75 лет;

в) проектной документации по капитальному строительству — 20 лет;

г) технологической и конструкторской документации — 20 лет;

д) патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец — 20 лет;

е) научной документации — 15 лет;

ж) кино- и фотодокументов — 5 лет;

з) видео- и фонодокументов — 3 года.

Отсутствие необходимых договоров (ст. 6 ч. 7, ст. 21 ч. 3):

Нарушение правил передачи при реорганизации/ликвидации Ст. 23 ч. 6-10 

Отсутствие свободных площадей в архиве, несоответствие помещений нормативам хранения

Действия при отказе (каждый отказ должен содержать ссылки на конкретные нормы закона, иначе он может быть оспорен как немотивированный):

Получить письменное обоснование отказа
Устранить выявленные нарушения:

Провести экспертизу ценности
Упорядочить документы
Оформить недостающие описи
При необходимости — обжаловать отказ в вышестоящем органе или суде
Важно: Отказ архива должен быть мотивированным и содержать ссылки на конкретные нормы закона. При отсутствии таких ссылок отказ может быть признан незаконным.

Уважаемая Алла, здравствуйте! Ответ на Ваш вопрос в НПА и Письме ФАА.

Если есть договор, между Обществом и Администрацией, то не могут отказать в приемке дел постоянного хранения.

В соответствии с пунктом 1.1 Письма Федерального архивного агентства от 14 декабря 2012 г. N 6/2226-Н «О Методических рекомендациях „Определение организаций — источников комплектования государственных и муниципальных архивов“, а также положениями Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ „Об архивном деле в Российской Федерации“, документы, образующиеся в процессе деятельности организаций различных форм собственности, подлежат приему на хранение в государственные и муниципальные архивы, если они отнесены к составу Архивного фонда Российской Федерации или содержат сведения по личному составу.

1.1. В соответствии с положениями Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ „Об архивном деле в Российской Федерации“ Архивный фонд Российской Федерации постоянно пополняется документами, образующимися в процессе деятельности организаций разных сфер деятельности и форм собственности.

--------

Согласно заключенному между Вашей организацией и Администрацией договору, а также на основании Приказа Росархива от 14.09.2023 N 93, Ваша организация включена в список источников комплектования муниципального архива.

Законодательство РФ не предусматривает оснований для отказа в приеме дел постоянного хранения от организаций, являющихся источниками комплектования, при условии соблюдения установленных требований к оформлению и передаче документов.

Основания для отказа в приеме документов на хранение муниципальным архивом могут быть связаны исключительно с несоблюдением требований к оформлению, описанию, систематизации или физическому состоянию документов, что должно быть зафиксировано в акте и устранено организацией-источником комплектования.

Таким образом, при соблюдении Вами всех установленных требований к передаче дел постоянного хранения, муниципальный архив не вправе отказать в их приеме. 

С уважением, Д.А.Разина