Как правильно всё оформить (документы) и вообще имеет ли он на это право?

Здравствуйте! Это распространённая и часто взаимовыгодная практика. Да, такое сотрудничество возможно, но требует строгого соблюдения законодательства, чтобы защитить интересы вашего бюджетного учреждения и избежать претензий контролирующих органов (ФАС, казначейства, учредителя).

Вот ключевые шаги и документы для правильного оформления:

1. Проверка правовой базы вашего учреждения
Первое, что нужно сделать — изучить свой Устав. В нем должно быть прямо прописано право:

Оказывать платные услуги.
Сдавать в аренду или предоставлять в возмездное пользование имущество, закрепленное на праве оперативного управления.
Заключать договоры о совместной деятельности или иные формы сотрудничества.
Если таких положений в Уставе нет, необходимо внести в него изменения через учредителя.

2. Основные варианты оформления и документы
Есть два основных законных пути. Вариант 1 предпочтительнее и безопаснее для бюджетного учреждения.

Вариант 1: Договор возмездного оказания услуг (рекомендуется)
Суть: Ваше учреждение культуры само оказывает населению платную услугу «Организация занятий в танцевальной студии». Для этого вы привлекаете ИП (вашего знакомого) как субподрядчика по отдельному договору. Весь доход идет на счет учреждения, вы платите налоги, а ИП получает оплату как исполнитель.

Необходимые документы:

Приказ руководителя о введении новой платной услуги.
Утвержденное Положение о платных услугах и Калькуляция стоимости (себестоимость + надбавка).
Договор между Учреждением и Заказчиком (родителем) на оказание платной услуги. Деньги поступают только на счет учреждения.
Гражданско-правовой договор (договор подряда/услуг) между Учреждением и ИП. В нем прописывается, что ИП обязуется проводить занятия, а учреждение — оплачивать его труд. Это ключевой документ в ваших отношениях с ИП.
Преимущества варианта:

Полный контроль за качеством услуг и финансовыми потоками.
Легитимность с точки зрения бюджетного законодательства.
Вы избегаете рисков, связанных со сдачей в аренду (см. ниже).
Вариант 2: Договор аренды (или безвозмездного пользования)
Суть: Вы сдаете ИП в аренду конкретное помещение на определенное время (почасово, в определенные дни). Он сам оказывает услуги, принимает платежи, несет все расходы и риски.

Необходимые документы и действия:

Проведение независимой оценки рыночной стоимости аренды (обязательно для государственного имущества по ст. 17.1 Закона «О защите конкуренции»).
Размещение информации о готовящейся сделке на официальном сайте (torgi.gov.ru) для проверки отсутствия других желающих (если аренда более чем на год).
Договор аренды недвижимого имущества, обязательно зарегистрированный в Росреестре (если срок договора более 1 года).
Акт приема-передачи помещения.
Риски и сложности варианта:

Конкурсные процедуры: Может потребоваться проведение аукциона, если найдется другой желающий.
Контроль: Вы не контролируете содержание и качество услуг, оказываемых на вашей площадке. В случае жалоб родителей репутация пострадает у вашего учреждения.
Использование бренда: Нужно четко прописать, может ли ИП использовать название вашего учреждения в рекламе.
Сложнее в части расходов: Арендная плата идет в доход учреждения, но учреждение несет расходы на коммуналку, содержание и ремонт сдаваемого помещения (это нужно четко прописать в договоре).
3. Обязательные действия для любого варианта
Согласование с учредителем (обычно Комитет/Департамент по культуре). Направьте им официальное письмо с обоснованием целесообразности сотрудничества и выбранной схемы. Получите одобрение.
Внесение доходов от этой деятельности в План ФХД (смету) учреждения.
Соблюдение требований безопасности: Проверьте, чтобы у ИП были все необходимые документы для работы с детьми (возможно, медицинские книжки у педагогов, согласие на обработку персональных данных и т.д.). Ваше учреждение как владелец площадки будет нести ответственность за безопасность условий.
Краткий вывод и рекомендация:
Имеет ли он право? Да, но не на открытие «филиала». Правильнее оформить отношения так, чтобы услугу оказывало ваше учреждение, а ИП выступал привлеченным специалистом.

Как правильно?

Выберите схему №1 (Договор оказания услуг + договор с ИП). Она наиболее чистая с юридической и бухгалтерской точек зрения.
Проверьте и при необходимости измените Устав.
Получите одобрение учредителя.
Издайте локальные акты о введении платной услуги.
Заключите все необходимые договоры.
Настоятельно рекомендую перед началом оформления проконсультироваться с юристом, который специализируется на праве некоммерческих организаций и госучреждений, а также с вашим главным бухгалтером для проработки финансовой схемы.