Нужно ли дублировать это уведомление?

Здравствуйте!
Согласно статье 22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», вы должны подать одно уведомление об изменении сведений. 

https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61801/d996966e22e1320c9de1ab82d9f6be12c3d9d765/

Поскольку ваша организация уже числится в реестре операторов Роскомнадзора, подавать полностью новое («первичное») уведомление не нужно.

Вместо этого необходимо актуализировать текущую запись, добавив в неё новые цели и категории данных. 
В рамках одного документа (уведомления об изменении сведений) вы прописываете каждую цель отдельно.

Для каждой цели в форме уведомления заполняются собственные блоки данных:

1) Категории ПДн -какие именно данные собираются под эту цель (например, только ФИО или ФИО + телефон).
2) Категории субъектов — чьи это данные (посетители сайта, сотрудники клиентов).
3) Правовое основание: например, согласие на обработку или договор с клиентом.

Способы и перечень действий: автоматизированная обработка, сбор, хранение и т.д..  
 
Юридическое лицо является единым оператором персональных данных.

Закон не предусматривает наличие у одной организации нескольких регистрационных номеров в реестре РКН под разные задачи.

Все активности компании по обработке данных должны быть собраны в одной реестровой записи.

Ксения, добрый день!

1. В соответствии со ст. 22  Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»  Вы подаете ОДНО уведомление на одно юрлицо, в котором указываете все реальные цели обработки:
– ведение кадрового и налогового учета сотрудников;
– обработка заявок с сайта (клиенты, посетители);
– создание и ведение учетных записей и профилей сотрудников клиентов (ФИО, должность, e‑mail, телефон) для доступа, уведомлений, дашбордов и т.п.
Форма уведомления на сайте РКН позволяет указать несколько целей и соответствующие категории субъектов/ПДн в одном документе форма уведомления:

https://pd.rkn.gov.ru/operators-registry/notification/form/ ((утверждена Приказом  РКН № 180 от 28.10.2022).

Отдельные уведомления по каждой цели законом не предусмотрены и на практике РКН исходит из принципа «одно юрлицо — одно уведомление», где перечисляются все направления обработки

2. Поскольку уведомление о кадровом/налоговом учете уже подано, Вы не подаете новое «дублирующее» уведомление, а вносите изменения в уже поданное: добавляете новые цели, категории субъектов и перечень обрабатываемых ПДн. Согласно ч. 7 ст. 22 ФЗ‑152 оператор обязан сообщать в РКН обо всех изменениях в ранее представленных сведениях в течение 10 рабочих дней

Таким образом, в Вашей ситуации правильно: не плодить несколько уведомлений, а расширить уже имеющееся, указав в нем все фактические цели обработки ПДн (заявки с сайта, учет сотрудников клиентов в системе и пр.) и соответствующие категории субъектов и данных, соблюдая требования ст. 5, 6, 22 ФЗ‑152 к конкретности и соразмерности обработки заявленным целям.

С уважением, М.А.Чотчаева!

Добрый день, Ксения!

Разберём ваш вопрос по пунктам на основе Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных» и требований Роскомнадзорана.  Я опираюсь на ч. 1 и 3.1 ст. 22 ФЗ-152, а также форму уведомления, утверждённую Приказом РКН от 28.10.2022 № 180.

1. 

я должна подать новое ОДНО уведомление в РКН и указать все перечисленное выше? Или это должно быть несколько разных уведомлений? т.к. цели отличаются и объем ПД разный под эти цели

 
Подавать нужно одно уведомление, где вы укажете все цели обработки и соответствующие им категории ПДн, субъектов, способы обработки и т.д. — даже если цели разные (обратная связь по заявкам, учётные записи сотрудников клиентов, уведомления/дашборды) и объём данных отличается.

В форме на портале РКН (pd.rkn.gov.ru) есть раздел «Цели обработки персональных данных», где для каждой цели добавляется отдельный блок: выбираете цель (из справочника или «иное»), указываете категории (ФИО, должность, телефон и пр.), субъектов (посетители сайта, сотрудники клиентов), правовое основание (согласие субъекта по ст. 9 ФЗ-152). Кнопка «Добавить цель» позволяет перечислить всё в одном документе. Несколько отдельных уведомлений не требуются — это единый реестр операторов.

2. 

изменится ли информация на сайте РКН, которая ранее была подана в отношении ПДн наших сотрудников (для кадрового и налогового учета)?

 
Существующая информация на сайте РКН не изменится автоматически — старое уведомление остаётся в реестре как есть (для кадрового/налогового учёта ваших сотрудников). Дублировать его не нужно. Но чтобы охватить новые цели (ПДн посетителей и сотрудников клиентов), подайте новое уведомление с полным перечнем всех видов обработки (включая старые). РКН внесёт обновлённые сведения в реестр, и там будет отражён полный объём вашей деятельности. Если ранее поданное не соответствовало (например, не учтены новые цели), это риск штрафа по ст. 13.11 КоАП РФ (до 300 тыс. руб. для юрлиц).

По шагам:

1. Зайдите на pd.rkn.gov.ru/operators-registry/notification/form/ — заполните форму онлайн (с ЭЦП или через Госуслуги).
2. В разделе «Цели» добавьте: Цель 1: Обратная связь по заявкам (субъекты — посетители сайта, данные — контактные из форм, основание — согласие).
Цель 2: Создание учётных записей (субъекты — сотрудники клиентов, данные — ФИО и пр., основание — договор/согласие).
Цель 3: Уведомления/разграничение доступа/дашборды (аналогично, укажите специфику).
Плюс ваши сотрудники (кадровый/налоговый учёт).
3. Укажите меры защиты (ст. 18.1, 19 ФЗ-152), и ответственного за ПДн.
Отправьте до начала новой обработки. Проверьте реестр через 30 дней.
Важно: Убедитесь, что для ПДн сотрудников клиентов есть их согласие или договорное основание (ст. 6 ФЗ-152), иначе риски. Если объём большой или есть трансграничная передача, уточните это в уведомлении.

Если хотите, я могу помочь разобрать вашу политику обработки ПДн, пример заполнения формы или проверить региональные нюансы (укажите ваш регион). За этим обращайтесь ко мне в чат