Здравствуйте, Мария!
Я детально изучил Вашу ситуацию. Проживание в ЕС делает Вас налоговым нерезидентом РФ, что при сдаче квартиры в Санкт-Петербурге создает риск начисления НДФЛ по ставке 30% вместо 4%.
Для нерезидентов возникают две правовые развилки:
1. При сдаче как физлицо НДФЛ составит 30% (п. 3 ст. 224 НК РФ). Вычеты нерезидентам не предоставляются.
2. При регистрации самозанятости (НПД) Вы платите всего 4% при сдаче физлицам. При применении НПД Вы освобождаетесь от уплаты НДФЛ с доходов от аренды (п. 8 ст. 2 Закона № 422-ФЗ). Минфин в письме № 03-11-11/103727 от 20.12.2021 подтвердил: граждане РФ вправе применять НПД даже при утере резидентства, если жилье находится в России.
Регистрировать ИП не нужно. Сдача одной квартиры не признается систематическим бизнесом, а закон № 422-ФЗ разрешает применять НПД обычным гражданам.
Потребуется представитель в РФ. Он может подписать договор от Вашего имени, но арендная плата должна поступать строго на Вашу карту в РФ, а чеки Вы должны формировать сами. Если деньги будет принимать представитель на свой счет, налоговая начислит 30% НДФЛ и штрафы. Доверенность из-за границы должна быть переведена на русский язык и легализована (или снабжена апостилем) в стране выдачи, если иное не предусмотрено международными договорами.
Я рекомендую начать со следующего:
1. Зарегистрироваться в приложении «Мой налог» можно через сайт ФНС или мобильное приложение. Для этого потребуется ИНН. Если у Вас нет подтвержденных Госуслуг с регистрацией в РФ, этот портал может быть недоступен — используйте сайт ФНС или приложение «Мой налог».
2. Оформите доверенность на представителя в РФ с правом заключения договора найма и подписания актов.
3. Подготовьте договор найма под требования банковского контроля.
Направьте мне в чат: 1) проект доверенности (при наличии); 2) схему приема платежей — я изучу их, укажу на риски и разработаю для Вас безопасный договор найма. Как только Вы пришлёте документы, я подготовлю для Вас проект договора найма и рекомендации по налоговой оптимизации.