Аренда автомобиля у физического лица

Вариант 1. Ссуда

Плюсы:

• Учет всех расходов на автомобиль без каких-либо ограничений.

Минусы:

• Необходимость уплаты налога на прибыль по договору;
• Риски доначисления налога на прибыль;
• Необходимость заключения дополнительного договора;
• Работник не получает дополнительного вознаграждения;
• Необходимость оформления кадровой документации на управление транспортным средством (ТС).

Первый вариант предполагает заключение с работником-автовладельцем договора безвозмездного пользования машиной. Соответственно, транспортное средство переходит во владение организации и находит отражение в ее бухгалтерском учете (как и арендованное имущество, оно учитывается за балансом, т.к. право собственности сохраняется за сотрудником – ст. 689 ГК РФ). Факт владения имуществом дает следующие преимущества: фирма может учитывать расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ), а также расходы по текущему и капитальному ремонту (ст. 695 ГК РФ, подп. 49 п. 1 ст. 264НК РФ). Кроме того, в расходы на законных основаниях можно включить оплату технического обслуживания, страхования, мойки, парковки и т. п. То есть фактически расходы учитываются так же, как и по собственным автомобилям (ст. 695 ГК РФ, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В точности таким же, как и по собственному транспорту будет и документальное оформление данных расходов. Для их учета помимо договора ссуды потребуются путевые листы, документы, подтверждающие приобретение ГСМ, оплату услуг по страхованию и т.п.

Но не все так безоблачно. Безвозмездное получение права пользования имуществом рассматривается контролирующими и судебными органами как безвозмездное получение имущественного права (см. письмо Минфина России от 19.04.10 № 03-03-06/4/43, п. 2 информационного письма Президиума ВАС РФ от 22.12.05 № 98). Значит, у организации возникает необходимость включить стоимость этого использования во внереализационные доходы (п. 8 ст. 250 НК РФ). Но это всего лишь особенность договора. А главный риск заключается в том, что точно определить размер этого дохода и, следовательно, точно рассчитать налог на прибыль невозможно. Ведь для этого НК РФ предлагает использовать механизмы определения рыночных цен, которые четкостью и однозначностью не отличаются. Так что, какую сумму налога не заплати, всегда останется почва для споров.

Теперь давайте посмотрим, что при ссуде происходит с налогами и взносами, касающимися собственника транспортного средства.

Очевидно, что налога на доходы физических лиц в данном случае не возникает, поскольку никаких выплат в пользу сотрудника не производится (договор ссуды – безвозмездный). По той же причине (выплат по договору не производится) данный договор не порождает обязательств, связанных с уплатой страховых взносов. Но даже если бы они и производились, взносов все равно бы не было. Ведь согласно пункту 3 статьи 7 Закона № 212-ФЗ* выплаты и иные вознаграждения, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, связанных с передачей в пользование имущества, взносами не облагаются.

Надо отметить, что заключение договора ссуды не исключает возможности использования сотрудником автомобиля и в свободное от работы время. Но для этого нужно будет оформить кадровую документацию. В частности, приказ по организации, на основании которого управлять данным автомобилем поручается работнику, являющемуся его собственником.

Кроме того, желательно указать в приказе (или в ином внутреннем документе организации), что машина не обязательно должна храниться в месте нахождения организации. Это позволит сотруднику забирать машину после работы и на выходные дни. Правда, если планируется делать это постоянно, лучше зафиксировать данное положение непосредственно в договоре, а каждую передачу машины из рук в руки фиксировать актом с указанием показаний одометра, количества топлива в баке и результатов внешнего осмотра автомобиля. Это поможет избежать проблем с учетом топлива, израсходованного сотрудником во внерабочее время, снимет вопросы по «внеплановому» пробегу и поспособствует урегулированию спорных вопросов, если во время такой «увольнительной» с автомобилем что-то случится.

Плюсы:

• Учет всех расходов на автомобиль без ограничений;
• Работник получает дополнительное вознаграждение.

Минусы:

• Необходимость заключения дополнительного договора;
• Необходимость оформления кадровой документации на управление ТС;
• Риск доначисления страховых взносов, если автомобилем управляет собственник;
• Вознаграждение сотруднику облагается НДФЛ.

Если вы планируете выплачивать работнику вознаграждение за использование личного автомобиля, то договор ссуды не подходит. Ведь по нему никаких выплат быть не может. Максимум, что допускает договор, так это выдачу денег на топливо под отчет.

В такой ситуации можно воспользоваться вторым вариантом и оформить договор аренды автомобиля (ст. 633,643 ГК РФ). По нему арендатор также может учесть расходы на ГСМ, ремонт, техосмотр и страховку. Но для этого в договор аренды нужно включить положения о том, что расходы по ремонту (с указанием его типа – текущий, капитальный), техническому обслуживанию и страхованию несет арендодатель (ст. 644, 646 ГК РФ, подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Обратите внимание, что в нашем случае (сотрудник использует свой личный автомобиль в служебных целях) следует заключать договор аренды без экипажа (ст. 642 ГК РФ). Дело в том, что передавать в аренду автомобиль с экипажем может только лицо, заключившее с водителем трудовой договор (абз. 2 п. 2 ст. 635 ГК РФ). Очевидно, что при аренде авто у собственного сотрудника это условие невыполнимо – иначе сотрудник должен будет заключить трудовой договор сам с собой. В то же время, законодательство не запрещает закрепить арендованную машину за работником-собственником, издав соответствующий приказ по организации (правда, в этом случае существует риск начисления страховых взносов, т.к. при проверке данный договор могут переквалифицировать в договор аренды транспортного средства с экипажем).

Сама же арендная плата взносами не облагается. Основание – уже упоминавшийся пункт 3 статьи 7 Закона № 212-ФЗ, где сказано, что выплаты и иные вознаграждения, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, связанных с передачей в пользование имущества, взносами не облагаются.

При этом арендная плата является доходом сотрудника (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ), при выплате которого организация должна удержать НДФЛ (ст. 226 НК РФ).

Плюсы:

• Не нужно заключать дополнительный договор;
• Не нужно издавать кадровый документ о поручении сотруднику управлять ТС;
• Работник получает дополнительное вознаграждение;
• Выплаты не облагаются НДФЛ и взносами.

Минусы:

• Ограниченный размер компенсации, которую можно учесть в расходах;
• Возможны споры по вопросу учета расходов на ГСМ, ремонт и техосмотр;
• Возможны риски признания выплат объектом обложения НДФЛ и взносами.

В ситуации, когда работнику необходимо не только компенсировать стоимость ГСМ, но и выплачивать вознаграждение за использование личного транспорта, возможен еще один вариант оформления документов. Он отличается простотой, т.к. в данном случае не нужно заключать какой-либо договор. Достаточно будет служебной записки сотрудника и приказа по организации. Дело в том, что статья 188 Трудового кодекса говорит, что если сотрудник использует при работе свое имущество, и это происходит с согласия и ведома работодателя, то организация обязана возместить сотруднику расходы, связанные с использованием имущества и выплатить компенсацию за его использование, износ (амортизацию).

Но, применяя этот вариант, нужно учитывать, что максимальный размер компенсации (именно компенсации, а не оплаты ГСМ и прочих расходов!), который можно учесть при налогообложении прибыли, ограничен (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, постановление Правительства РФ от 08.02.02 № 92). Например, за легковое авто с двигателем объемом до 2000 куб. см. компенсация, учитываемая в расходах, не может быть больше 1200 руб. в месяц. А для более мощных авто – 1500 руб. в месяц.

А вот НДФЛ и взносами компенсация не облагается независимо от того, в каком размере она выплачивается. Ведь ни статья 217 НК РФ, ни статья 9 Закона № 212-ФЗ не содержат каких-либо ограничений по размеру компенсаций (см. письмо Минфина России от 31.12.10 № 03-04-06/6-327 и определение ВАС РФ от 05.08.11 № ВАС-8118/11).

Не облагаются «зарплатными» налогами и суммы, выплачиваемые сотруднику для компенсации его расходов на ГСМ, ремонт и техосмотр, т. к. они не являются вознаграждением и не образуют доход работника. При этом данные суммы в полном размере учитываются в расходах. Для них в Налоговом кодексе каких-либо лимитов не установлено (п. 49 ст. 264 НК РФ). Правда, Минфин считает, что затраты на ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт уже учтены при расчете предельных размеров компенсации (письмо от 16.05.05 № 03-03-01-02/140). Однако такой подход противоречит статье 188 ТК РФ, которая предусматривает два вида выплат сотруднику, использующему свое имущество в интересах работодателя.

Однако такой вариант оформления, как выплата компенсации, не лишен рисков. Риск возникает в ситуации, когда работник использует в служебных целях автомобиль, собственником которого, согласно данным ГИБДД, является другое лицо. То есть, проще говоря, с ситуацией, когда работник управляет автомобилем «по доверенности». Последние разъяснения Минфина исходят из того, что в подобном случае суммы, выплачиваемые сотруднику, нельзя считать компенсацией, выплачиваемой на основании статьи 188 ТК РФ. А значит, такая выплата должна облагаться НДФЛ и взносами (см. письмо Минфина России от 21.09.11 № 03-04-06/6-228).

Такой подход, кстати, налагает дополнительные обязанности на организацию и в той ситуации, когда сотрудники используют для работы свои собственные автомобили. Ведь Минфин требует, чтобы в организации были документы, подтверждающие, что работник, получающий компенсацию, является собственником автомобиля. А значит, у работников нужно требовать ПТС и снимать с него копию.

Надо отметить, что, на наш взгляд, подобный подход Минфина не соответствует логике законодателя. В статье 188 ТК РФ намеренно использован термин «личное», а не «собственное». Мы считаем, что это сделано именно для того, чтобы без лишних формальностей отделить имущество, принадлежащее работнику, от имущества организации. И при этом совершенно неважно, на каком именно праве принадлежит имущество сотруднику. Главное, что оно не принадлежит организации. Минфин же, на наш взгляд, искажает логику законодателя, подменяя понятия. Понятно, что отстаивать свою правоту при наличии подобного письма Минфина, организации придется в суде. Поэтому, если сотрудник пользуется автомобилем «по доверенности», а организация не хочет втягиваться в разбирательства, то ей стоит избрать другой способ оформления использования автомобиля сотрудника в служебных целях.

* Федеральный закон от 24.07.09 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».