Здравствуйте, Ольга.
В вашей ситуации юридически неверно выставлять счет и получать средства, выигранные в конкурсе вашими сотрудниками, на ваш расчетный счет. Соответственно никаких проводок вам делать не надо. Поясните вашему партнеру, что он должен выдать эти денежные средства непосредственно экскурсоводам. (наличными или перечислением на карту).
При этом юридическое лицо, продевшие конкурс, является налоговым агентом по НДФЛ и должно удержать налог при выплате и уплатить его в бюджет.
Очень важным моментом является тот факт, проводился ли конкурс в рамках рекламы товаров работ услуг или нет.
Если да, тогда ставка НДФЛ будет 35%
Письма Минфина России от 19.04.2012 № 03-04-05/9-529 (доведено до сведения налоговых органов Письмом ФНС России от 25.06.2012 № ЕД-4-3/10338@), от 13.04.2012 № 03-04-05/9-507 и др.
Если нет, то 13%
(Письма Минфина РФ от 03.11.2011 № 03-04-05/1-856, от 19.09.2011 № 03-04-05/6-671). Эта же ставка применяется и в том случае, если налогоплательщик получает приз за участие в конкурсе, проводимом в целях рекламы производителя (продавца) товаров, а не самих товаров (Письмо Минфина России от 09.08.2010 № 03-04-05/2-441);
Также необходимо отметить, что облагается НДФЛ сумма свыше 4000 руб. на каждого.
При этом никаких взносов в ПФ и ФСС тут естественно не будет поскольку эта выплата не является вознаграждением в рамках трудового или гражданско-правового договора.
Уважаемая Ольга! В дополнение: если по людям, то здесь еще надо смотреть размер подарков или выигрышей (больше 4 000, 00 руб. или нет — см. п.28 ст.217, ч.2 ст.224 НК РФ — может и 35%). Но опять же как шли деньги… Вам они как ООО явно не нужны. Пусть организатор конкурса сам и выплачивает физическим лицам соответствующие подарки...
Нет, деньги не пришли, но они просят нам выставить счет!