На аукционе приобрели 9 путевок для детей, фактически дали 4 путевки

Добрый день! Проводили аукцион на приобретение путевок для детей-сирот на 9 человек,акт приемки сделали на 9 штук, предоставили нам счет-фактуру,накладную,оплатили мы (заказчику) 128802,00, по факту оказалось 4 путевки всего, пять куда-то делись. Я -контрактный управляющий и все это дело провели без моего ведома.Разгребать мне, это моя вина, что не уследила за тем,кто принимал путевки.

А сегодня принесли новый акт переделанный на 4 штуки и сумма должна быть 62748,00, но как теперь вернуть переплату -66054,00 нам, нужно же писать письмо на возврат денежных средств, чтоб поставщик вернул,но на основании чего они должны сделать возврат?Как в данной ситуации правильно поступить с наименьшими рисками?