Хотела получить копию определения и исполнительный лист, но мне было отказано

Добрый день, я истец по гражданскому делу, выиграла суд Апелляционной инстанции, в суде первой инстанции хотела получить копию определения и исполнительный лист, но мне было отказано, так как дело в суде нет, его истребовала кассация, но находилось оно в суде, как я выяснила менее суток. В связи с этим возник вопрос, как ответчику удалось получить заверенную копию определения, написать жалобу и все вместе сдать в канцелярию, если только 17.11 было вынесено определение, а 28.11 дело уже было истребовано в Кассацию, то есть прошло 6 рабочих дней, хотя мне в канцелярии обозначили 5 рабочих дней только на подготовку копии определения. Вопрос, куда можно обратиться за официальным разъяснением и проведением проверки данной ситуации?