Здравствуйте.
Обязательно в условия договора должно быть включено следующее:
Предусмотренные настоящим договором спецификации,
уведомления, заявления, извещения, а такж е сам договор должны быть сделаны в письменной форме, подписаны уполномоченным лицом, заверены печатью и направлены другой стороне факсимильным сообщением или посредством электронной почты в отсканированном варианте и по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. Факсимильные копии документов, а также сканированный образ документов, имеют юридическую силу до обмена оригиналами документов.
Либо так:
Настоящий Договор, приложения к Договору и все документы, связанные с его исполнением, при подписании посредством факсимильной связи, электронной почтой, а также телетайпо — и телеграммы, имеют юридическую силу. Стороны обязаны предоставить оригиналы документов в течение 15 (пятнадцати) дней со дня их подписания.
Если отправляете по эл почте то адреса этих эл почт должны быть указаны в самом договоре как официальные источники в реквизитах.