Как принимать груз, если в документах возникли разночтения по его объему?

Ниже статья, писал не сам, надеюсь что она вам поможет.

Расхождения в объеме и весе при поставках нерудных материалов
Для учета поставляемых нерудных материалов (песка, щебня и др.) используются две единицы измерения: куб.м и тонна. При ж/д поставках нерудных материалов учет всегда осуществляется в тоннах. При поставках песка и щебня самосвалами учет чаще всего осуществляется в кубах, т.к. не у каждого карьера и, тем более, не у каждого покупателя песка и щебня имеются весы для взвешивания груженого самосвала.

1. Учет нерудных материалов в куб.м.

Если учет песка или щебня осуществляют в куб.м, то на загрузке (в карьере) и на выгрузке (например, на стройплощадке) такой учет осуществляется по-разному:

1) на загрузке объем отпускаемого материала измеряют, как правило, ковшами погрузчика или экскаватора. Например, в самосвал необходимо загрузить 30 куб.м песка. Погрузку осуществляет погрузчик с объемом ковша 3 куб.м. Оператор погрузчика загружает в кузов самосвала 10 ковшей песка. При этом количество ковшей необходимо считать не только оператору погрузчика (чтобы не загрузить лишнего), но и водителю самосвала (чтобы не было недогруза). Кроме того, водителю самосвала необходимо также контролировать полноту заполнения ковшей и качество материала.

2) на выгрузке объем привезенного материала принимают с помощью измерения объема этого материала. Для этого приемщик с помощью, например, рулетки определяет внутренний объем кузова самосвала (по борта), а также измеряет либо количество материала, недостающего до объема целого кузова самосвала, либо объем «горки» (сколько загружено выше бортов самосвала). Если кузов самосвала типовой, его могут не обмеривать вручную, а принимать по данным завода-изготовителя (по тех. паспорту).

2. Учет нерудных материалов в тоннах.

Если учет песка или щебня осуществляют в тоннах, т.е. путем взвешивания на весах, то это происходит следующим образом:

1) на загрузке пустой самосвал взвешивается на весах, т.е. определяется вес так называемой тары. После чего самосвал направляется в место загрузки. Груженый самосвал снова проходит взвешивание на весах, определяется вес брутто. Вес нетто (вес самого материала) рассчитывается как разница между весом брутто и весом тары (самосвала).

2) на выгрузке все происходит в обратном порядке. Сначала взвешивается груженый самосвал, определяется вес брутто. Далее, после выгрузки, определяется вес пустого самосвала (вес тары), после чего рассчитывается вес нетто (вес материала).

На практике также встречаются ситуация, когда максимально допустимый вес, предусмотренный весами, меньше, чем вес груженого самосвала. В таких случаях приемку материала осуществляют по геометрии кузова самосвала.

ТЕПЕРЬ РАССМОТРИМ ОСНОВНЫЕ ПРИЧИНЫ ОТКЛОНЕНИЙ В ОБЪЕМЕ (ИЛИ ВЕСЕ) ПРИ ПОСТАВКЕ МАТЕРИАЛОВ.

1. Учет материала на загрузке и на выгрузке осуществляют в куб.м.

В данном случае отклонения могут возникнуть по следующим основным причинам:

· фактический объем загруженного в карьере материала меньше, чем указано в выписанных карьером расходных документах на погрузку по причине действия человеческого фактора (погрузчик грузит не полный ковш), фактический объем ковша меньше декларируемого карьером и др.;

· фактический объем загруженного в карьере материала больше, чем указано в выписанных карьером расходных документах на погрузку (погрузчик перегружает ковш; фактический объем ковша больше декларируемого карьером; сговор между оператором погрузчика и поставщиком и т.д.);

· фактический объем принятого приемщиком материала больше, чем фактический объем привезенного материала (ошибки при обмере кузова; сговор между водителем и приемщиком на выгрузке и т.д.);

· фактический объем принятого на приемке материала меньше, чем фактический объем привезенного материала (утряска материала при транспортировке; ошибки при обмере кузова; прямое занижение объема привезенного материала приемщиком в своих личных интересах или в интересах компании-потребителя материала и т.д.).

2. Учет на загрузке и выгрузке осуществляют в тоннах.

В данном случае отклонения могут возникнуть по следующим основным причинам:

· погрешность весов на загрузке и выгрузке существенно отличается;

· потеря воды в материале при его транспортировке (например, для мытого песка);

· обман и сговор на погрузке (выгрузке) при взвешивании материала.

3. Учет на загрузке и выгрузке осуществляют в разных единицах измерения.

Например, на карьере установлены весы и отпуск материала осуществляется в тоннах, а на приемке материал учитывают в куб.м (по геометрии кузова). В таких случаях, для сравнения объема (или веса) на загрузке и на выгрузке необходимо использовать коэффициент насыпной плотности материала. Такой коэффициент определяет, сколько весит 1 куб.м поставляемого материала. Например, средняя насыпная плотность песка карьерного составляет 1,55 т/куб.м, щебня известнякового – 1,3 т/куб.м, т.е. 1 куб.м песка весит 1,55 тонн, 1 куб.м известняка – 1,3 тонн.

Значит, чтобы вес материал перевести в куб.м, необходимо количество тонн разделить на коэффициент насыпной плотности. И наоборот, чтобы узнать вес материала, измеренного в куб.м, необходимо количество куб.м умножить на коэффициент насыпной плотности такого материала.

Тогда возникает вопрос: откуда же берутся отклонения в объеме поставляемого материала, если для перехода из одной единицы измерения в другую необходимо всего лишь выполнить простую арифметическую операцию?

Рассмотрим 2 возможные на практике ситуации:

1) учет и расчеты на погрузке осуществляются в тоннах, на приемке – в куб.м.

Предположим, что весы на карьере настроены с минимальной погрешностью взвешивания. Также предположим, что объем и вес материала в процессе перевозки в кузове не изменился.

Допустим, что на карьере был загружен песок строительный. Согласно паспорта на данный песок, выданного карьером неделю назад, коэффициент насыпной плотности песка – 1,6 тонн/куб.м. Погрузчик с объемом ковша 3 куб.м загрузил 10 ковшей (30 куб.м). Весы показали вес нетто — 45 т (т.е. фактический коэффициент насыпной плотности песка составил 1,5 тонн/м3). Это могло быть вызвано выветриванием влаги в песке с момента измерения данного коэффициента, либо изменением физических свойств или состава вновь добытого и отгруженного песка. На карьере было оплачено за песок 9000 руб. (45 тонн х 200 руб/т). Согласно коэффициента, указанного в паспорте, неделю назад за 9000 руб. на карьере можно было приобрести 28,1 куб.м песка (9000: 200: 1,6), т.е. на 1,9 м3 меньше.

Если расчеты с карьером по договору осуществляются в тоннах, тогда покупателю выгоднее загружаться песком с минимальным фактическим коэффициентом насыпной плотности, т.к. в этом случае он получает максимальный объем песка на определенное количество денежных средств, оплаченных на карьере.
Теперь рассмотрим 2 варианта определения объема песка на приемке:
— по геометрии кузова
Предположим, что на приемке с помощью измерения кузова самосвала был принят такой же объем песка 30 куб.м. В данной ситуации в бух. учете будет оприходовано 45 тонн песка (или согласно паспорта карьера — 28,1 м3). Реализовано песка — 30 м3. В бух. учете возникает дополнительный «бумажный» доход по причине отклонения объемов приобретенного и реализованного песка — 1,9 м3.
— расчетным путем с помощью веса песка, указанного в накладной и коэффициента насыпной плотности, указанного в паспорте на песок

Расчетный объем загруженного песка на основании паспорта составил 28,1 куб.м (45 т: 1,6), что ниже фактического на 1,9 куб.м. Реальный коэффициент оказался равным 1,5 тонн/куб.м (45 т: 30 куб.м), т.е. фактически песок оказался легче, чем было указано карьером в паспорте.

Таким образом, согласно данным бухгалтерского учета, поставщик приобрел и реализовал 28,1 м3 песка, хотя фактический объем песка составил 30 м3. При этом, поставщик фактически недополучает доход от продажи 1,9 куб.м песка, а компания-потребитель экономит расходы на приобретение 1,9 куб.м песка.

Теперь немного поменяем условия.

Коэффициент насыпной плотности, указанный в паспорте на песок, был рассчитан во время засушливых дней и составил 1,5 тонн/куб.м, после чего прошли дожди и коэффициент изменился. На карьере погрузчик с объемом ковша 3 куб.м загрузил те же 10 ковшей (30 куб.м) фактическим весом 48 тонн. Вес песка, рассчитанный на основании указанного коэффициента составил 45 тонн (30 куб.м х 1,5).

Рассмотрим также 2 варианта определения объема песка на приемке:
— по геометрии кузова
Предположим, что на приемке с помощью измерения кузова самосвала был принят такой же объем песка 30 куб.м. В данной ситуации в бух. учете будет оприходовано 48 тонн песка (или согласно паспорта карьера — 32 м3 (48: 1,5)). Реализовано песка — 30 м3. В бух. учете возникает «бумажный» расход по причине отклонения объемов приобретенного и реализованного песка — 2 м3.
— расчетным путем с помощью веса песка, указанного в накладной и коэффициента насыпной плотности, указанного в паспорте на песок

Расчетный объем загруженного песка на основании паспорта составил 32 куб.м (48 т: 1,5), что выше фактического на 2 куб.м. Реальный коэффициент оказался равным 1,6 тонн/куб.м (48 т: 30 куб.м), т.е. фактически песок оказался тяжелее, чем было указано карьером в паспорте.

Таким образом, согласно бух. учета, поставщик приобрел и реализовал 32 м3 песка, хотя фактический объем составил 30 м3. При этом, поставщик фактически получает дополнительный доход от продажи «бумажных» 2 куб.м песка, а компания-потребитель несет дополнительные расходы на приобретение таких же «бумажных» 2 куб.м песка.

2) учет и расчеты на погрузке осуществляются в куб.м, на приемке – в тоннах.

Предположим, что весы на приемке настроены с минимальной погрешностью взвешивания. Также предположим, что объем и вес материала в процессе перевозки в кузове не изменился.

Допустим, что на карьере был загружен песок строительный. Согласно паспорта на данный песок, выданного карьером неделю назад, коэффициент насыпной плотности песка – 1,6 тонн/куб.м. Погрузчик с объемом ковша 3 куб.м загрузил 10 ковшей (30 куб.м). На карьере было оплачено за песок 9000 руб. (30 куб.м х 300 руб/куб.м).

Предположим далее, что на приемке определен вес нетто материала — 45 тонн. Т.е. фактический коэффициент составляет 1,5 тонн/куб.м. Вес материала, рассчитанный на основе загруженного объема и указанного в паспорте коэффициента насыпной плотности, — 48 тонн (30 х 1,6). В данной ситуации в бух. учете будет оприходовано 48 тонн песка, а реализовано — 45 тонн песка. В бух. учете возникает дополнительный «бумажный» расход по причине отклонения веса приобретенного и реализованного песка — 3 тонны. Фактически, ни поставщик, ни покупатель песка ничего не теряют и ничего не приобретают от разницы фактического коэффициента и коэффициента, указанного в паспорте карьера.

Если расчеты с карьером по договору осуществляются в кубах, тогда покупателю выгоднее загружаться песком с максимальным фактическим коэффициентом насыпной плотности, т.к. в этом случае он получает максимальный вес песка на определенное количество денежных средств, оплаченных на карьере.