Безопасен ли электронный документооборот, с юридической точки зрения?

Здравствуйте!

Все зависит от того, что написано в Ваших договорах. Если в договоре вы предусмотрели обмен документов по ЭДУ, то такие документы будут носить письменный характер и иметь юридическую силу. Судебная практика признает такие документы, если стороны согласовали условие об ЭДУ в договоре.

Как вариант можно прописать следующее условие:

В целях оперативного обмена документами Стороны договорились
о возможности использовать в качестве официальных документов, переданные посредством электронной почты сканированные образы документов, с последующей отсылкой оригиналов этих документов в течение 10 (десяти) рабочих дней.
Оригиналы документов должны быть отосланы заказной или курьерской почтой при этом ответственность за достоверность и иные возможные злоупотребления в передаваемых документах возлагается на Сторону, использовавшую данный способ передачи документов.

Владимир, день добрый!

Во первых все зависит от объемов и оборотов вашей компании.Переход на возможность применения организацией электронного документооборота был закреплен следующими нормативными документами:

— Федеральным законом от 20.02.1995 N 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации»;
— Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»;
— Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
— Федеральным законом от 29.07.2004 N 98-ФЗ «О коммерческой тайне»;
— Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
— Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных».
Кроме того, в 2009 г. по поручению Правительства РФ Минфин России и ФНС России проводили пилотный проект по обмену электронными счетами-фактурами. В 2010 г. Федеральным законом от 27.07.2010 N 229-ФЗ «О внесении изменений в часть первую и часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие законодательные акты Российской Федерации, а также о признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с урегулированием задолженности по уплате налогов, сборов, пеней и штрафов и некоторых иных вопросов налогового администрирования» были внесены изменения в Налоговый кодекс РФ, появилась возможность составления и обмена счетами-фактурами в электронном виде. В 2011 г. Минфин России Приказом от 25.04.2011 N 50н утвердил Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи.

На текущий момент, для гарантированного использования электронных документов, Вам придется использовать ЭЦП.

Ну или вы можете использовать следующий пункт в ваших контрактах:

В целях исполнения настоящего Договора, Стороны признают, что любая корреспонденция по Договору считается полученной по дате личного вручения, дате
получения почтовой связью по соответствующей отметке о получении, дате возврата
письма, при условии его отправки по известному адресу.

Стороны предусматривают, что переписка между ними по вопросам, так или иначе касающимся настоящего договора (включая сам договор, счета, счета-фактуры, акты
выполненных работ, а также уведомления, письма, претензии), может осуществляться посредством факсимильной и электронной связи, при условии, что:

-выбранный способ связи позволяет достоверно установить, что документ исходит от
стороны по договору;

— оригинал направленного документа будет предоставлен в течение 5 (пяти)
календарных дней, с даты его направления упомянутым способом.

При этом оригинал документа должен быть направлен по почте заказным письмом с
описью вложения с уведомлением о вручении или вручен стороне договора под
роспись. Оригинал документа считается полученным стороной договора с даты,
указанной в уведомлении о вручении или отметкой о вручении.

Здравствуйте.

ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН

ОБ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ
Статья 6. Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью
1. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Если ЭЦП квалифицированная, то работайте спокойно.