Добрый день, Ксения.
Если речь идет о государственном или муниципальном контракте, заключенном по 44-ФЗ, то вы можете изменить количество товара после заключения контракта при следующих условиях:
1) если возможность изменения условий контракта была предусмотрена документацией о закупке и контрактом:
2) количество товара увеличилось не более, чем на 10%;
3) цена увеличилась пропорционально доп. кол-ву товара, но не более, чем на 10%.
Правильно, когда сначала доп. соглашение, а потом производятся поставки и подписываются накладные. Но если поставка уже состоялась, вы можете подписать доп. соглашение текущей датой (в рамках срока гос. контракта), но в нем указать, что оно применяется для поставок, произведенных с такого то числа или с такой то партии товара, чтобы охватить уже поставленное количество.
Обоснование:
ст. 95, Федеральный закон от 05.04.2013 N 44-ФЗ
1. Изменение существенных условий контракта при его исполнении не допускается, за исключением их изменения по соглашению сторон в следующих случаях:
1) если возможность изменения условий контракта была предусмотрена документацией о закупке и контрактом, а в случае осуществления закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) контрактом:
б) если по предложению заказчика увеличиваются предусмотренные контрактом количество товара, объем работы или услуги не более чем на десять процентов или уменьшаются предусмотренные контрактом количество поставляемого товара, объем выполняемой работы или оказываемой услуги не более чем на десять процентов. При этом по соглашению сторон допускается изменение с учетом положений бюджетного законодательства Российской Федерации цены контракта пропорционально дополнительному количеству товара, дополнительному объему работы или услуги исходя из установленной в контракте цены единицы товара, работы или услуги, но не более чем на десять процентов цены контракта. При уменьшении предусмотренных контрактом количества товара, объема работы или услуги стороны контракта обязаны уменьшить цену контракта исходя из цены единицы товара, работы или услуги. Цена единицы дополнительно поставляемого товара или цена единицы товара при уменьшении предусмотренного контрактом количества поставляемого товара должна определяться как частное от деления первоначальной цены контракта на предусмотренное в контракте количество такого товара;