Все это — онлайн, с заботой о вас и по отличным ценам.
Следует ли давать ответ на неправильно оформленную претензию покупателя?
Мы частный медицинский центр по выдаче медсправок (здоровым людям). В результате компьютерного сбоя у нас не работал терминал Сбербанка по приему карт. Клиентом написана по этому поводу Претензия без указания ФИО и адреса. Указан только сотовый телефон. Нужно ли давать ответ на неправильно оформленную претензию.
Поскольку четких правил для написания претензий законодательством не регламентировано, и они вытекают из обычаев делового оборота, то в претензии обязательно должны быть указаны:
- наименование организации;
- данные и координаты заявителя;
- суть претензии;
- требования;
- дата и подпись.
В сути описываются обстоятельства дела: когда и с кем был заключен договор, его реквизиты, когда был обнаружен недостаток и в чем он проявляется.
Претензия должна быть составлена в 2-х экземплярах, на одной из которых проставляется дата, ф.и.о. лица, принявшего претензию, его подпись.
Требования могут выдвигаться только те, что предусмотрены законом, Если претензия пишется в связи с некачественно выполненной работой или оказанными услугами, то заказчик может требовать:
- исправить недочеты;
- сделать скидку;
- снова выполнить работу;
- оплатить ремонт, произведенный другой организацией.
В конкретном случае, если в клинике имеются данные клиента, думаю, что благоразумным будет все же подготовить ответ на претензию, там более что ответ не будет развернутым, поскольку претензия клиента не к качеству самой оказанной клиникой услуги. Подготовленный ответ можно предложить забрать клиенту на рецепции, поскольку данных для направления им не было указано никаких. Данные действия считаю необходимыми для укрепления и подтверждения доброй репутации клиники.
Сбой в работе терминала не может служить достаточным фактором для проведения проверки кассовой дисциплины. Необходимы дополнительные и непосредственно относящиеся к фактам нарушения кассовой дисциплины действия, которые возможно подтвердить документально.
В настоящее время, действительно, ответ на претензию представляется затруднительным вследствие непредоставления клиентом своих данных для какой-либо формы ответа. Максимум, но на усмотрение администрации, возможно подготовить ответ на случай обращения клиента за ним с оставлением свободной строчки обращения для вписания ф.и.о. «от руки», например: Ув.....................! и далее текст с сожалением о сбое в работе терминала и приложении всех усилий о недопущении подобного впредь.