Учет исполнителей по договорам ГПХ

Question

Добрый день! В организации большой объем исполнителей (физ.лиц), оказывающих услуги по договорам ГПХ. До недавнего времени информацию по данным физ.лицам в программу 1С вносила бухгалтерия и договоры ГПХ (с копиями документов физ.лиц) хранились также в бухгалтерии. В настоящее время новое руководство хочет поручить эту работу отделу кадров - настаивая, что информацию по физ.лицам в 1С должны вносить кадры и храниться копии документов физ.лиц (копии паспортов, СНИЛС, и т.д.) также должны в отделе кадров... Возникает вопрос - какое отношение физ.лица по договорам ГПХ имеют к отделу кадров, если кадры занимаются "работниками", т.е. теми, кто в трудовых отношениях с организацией! И как отдел кадров может хранить копии документов физ.лиц, которые не являются сотрудниками "работниками" и не состоят с организацией в трудовых отношениях? Если даже копии документов "работников", с недавнего времени, в кадрах хранить нельзя! Помогите разрешить данную ситуацию: кто в организации (какой отдел) должен вносить информацию по физ.лицам в 1С? И где должны храниться (и имеем ли право мы их хранить?) копии документов физ.лиц, оказывающих услуги по договорам ГПХ? Спасибо!

Елизавета Курандова · Answer

Добрый день! В соответствии с ФЗ «О бухгалтерском учете» бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему с бора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций ГПХ договора представляют под собой договор о выполнении внештатно без вступления в трудовые отношения обязательств.Исходя из чего по данным обязательствам учет тоже должна вести бухгалтерия. В соот. с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983г. Первичные учетные документы должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах. Исходя из чего вносить информацию по данным договорам в 1С и хранить данные договора должна бухгалтерия.

Вера Горячева · Answer

Максим, доброго дня! ответа на вопрос о том, в каком отделе должна храниться документация по договорам ГПХ в законе нет. Этот вопрос решается изданием локального- нормативного акта работодателя- либо отдельного приказа либо положения о документообороте. Данным ЛНА и устанавливается место хранения. Логичным выглядит мотивировка о необходимости хранения этих документов в том отделе, который ими пользуется. Кадры в случаях с договорами ГПХ ничего не оформляют, а вот бухгалтерия использует сами договоры, сметы к ним, акты выполненных работ и данные по исполнителю (фио, паспортные данные) как при оформлении отчетности. Эти документы в соответствии со ст. 9 ФЗ «Оо бухучете» являются первичными финасовыми документами, отражающими факты хозяйственной деятельности, на основании этих же документов — бухгалтерия провоит оплату исполнителям. Также на основании этих же документов бухгалтерия исчисляет и оплачиват в ПФР и ФСС взносы по этим исполнителям. Учитывая это, очевидно, что целесообразней указанные документы хранить именно в бухгалтерии. Но вопрос еще ограничивается и тем, что паспортные данные/снилс/фио работника/его контактная информация — все это его персональные данные. И допуск к этим документам должен быть предоставлен только на основании положений ФЗ «О защите персональных данных»- ст. 6.

Анна Гурина · Answer

Максим, добрый день! то в организации (какой отдел) должен вносить информацию по физ.лицам в 1С? Максим В этом вопросе нужно руководствоваться трудовыми договорами и/или должностными инструкциями, содержащими должностные обязанности работников. У работников бухгалтерии или отдела кадров должны быть в трудовом договоре (должностной инструкции) прописаны указанные обязанности по обработке договоров ГПХ. Согласно ст. 60 ТК РФ Запрещается требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами . Если трудовой договор (должностная инструкция) работников отдела кадров не содержит обязанности по обработке договоров ГПХ, то, соответственно, они не выполняют такую обязанность. Другое дело, что работодатель может внести изменения в трудовой договор в порядке ст. 74 ТК РФ, т.е. самостоятельно. При этом обязательно изменение организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины). Должностную функцию работника в соответствии со ст. 74 ТК РФ работодатель изменить самостоятельно не может. Но поскольку в трудовой договор (должностную инструкцию) только вводится дополнение в виде обработки договоров ГПХ и никаким образом более должностные обязанности работника отдела кадров не изменяются, то считаю, то изменения трудовой функции здесь нет. Также возможно в данном случае применить ст. 60.2 ТК РФ «Совмещение профессий (должностей). Расширение зон обслуживания, увеличение объема работы. Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором». Но работодатель обязан получить письменное согласие для выполнения работником дополнительной работы и оплачивать ее. И где должны храниться (и имеем ли право мы их хранить?) копии документов физ.лиц, оказывающих услуги по договорам ГПХ? Максим Договоры и копии документов физ лиц не являются первичными документами, поскольку они не отражают факт хозяйственной жизни. Хранятся договоры и документы в месте, указанном в приказе директора организации.