Откуда этот срок в 1 год МФЦ взяли

Здравствуйте. Это неверное толкование указанного Постановления. Есть официальное разъяснение минтруда. МФЦ вообще не вправе что либо  требовать -  они всего лишь принимающий центр. Для решения вопроса обратитесь к вышестоящему должностному лицу.

Тем более, что  наличие или отсутствие задолженности должно быть подтверждено решением суда.

Кроме того, в силу п.п. «б» п. 8 Постановления Правительства РФ от 14.12.2005 N 761 (ред. от 28.07.2020) «О предоставлении субсидий на оплату жилого помещения и коммунальных услуг» (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.07.2021)

б) документы или их копии, содержащие сведения о платежах за жилое помещение и коммунальные услуги, начисленных за последний перед подачей заявления о предоставлении субсидии месяц. Если заявитель указал в заявлении о предоставлении субсидии в качестве членов своей семьи не всех граждан, зарегистрированных совместно с ним по месту его постоянного жительства, он обязан представить документы, подтверждающие размер вносимой ими платы за содержание и ремонт жилого помещения и коммунальные услуги;