Возможно ли всю документацию вести, ни с кем не встречаясь?

Добрый день!

Настораживают следующие вопросы:

1. Можно ли пользоваться помощью бухгалтера, не трудоустраивая его официально?

Можно, он может быть привлечен по ГПХ (быть самозанятым или ИП) либо можно заключить договор с какой-то аутсорс бухгалтерией и платить им по договору (таких продуктов очень много — выбирайте на свой вкус и кошелек).

2. Мы работаем с очень небольшими суммами: заказчики(фотографы) платят нам на личную карту от 1000 до 3000 рублей за услуги. В основном, заказчики — это физические лица. Как можно упростить документацию и бухотчет? Поскольку никто из заказчиков не захочет заморачиваться с документами.

Понятно, что заказчик «не хочет заморачиваться с документами» — но это в ваших интересах, как исполнителя иметь возможность подтвердить, что вы не просто «получили 3000 рублей» и потом с вас их потребуют вернуть как неосновательное обогащение (1102 ГК РФ), а у вас был договор и у вас была оказана услуга (акт).

Если вы с заказчиками вообще не встречаетесь, то чтобы минимизировать именно бумажную часть, можно завести небольшой сайт и на нем принимать оплату онлайн через эквайринг, там сделать договор-оферту, разработать акты и высылать электронно и так далее.

3. После получения оплаты от заказчиков (фотографу) мы переводим оплату исполнителю (модели). Работают исполнители разные, около 15 человек и каждый около 2-3 раз в месяц. Сумма от 500 до 1000 рублей. Со всеми придётся заключать трудовой договор? Можно ли упростить как-то этот процесс?

Ну совершенно точно с ними не нужно заключать трудовой договор. Во-первых, это доп. затраты на налоги и платежи, во-вторых доп. обязательства по трудовому кодексу. Если это привлеченные сотрудники пусть регистрируются как самозанятые, заключают с вами один раз договор «рамочный» и на его основании вы им можете платить эти 500 руб. 2-3 раза в месяц, а они вам «выбивать» чек электронно. В принципе тоже личное общение вам каждый день не потребуется.

Не забудьте в договоре указать разрешение на использование изображения так как гражданин позирует за плату (152.1.)

Один из нюансов в том, что весь этот процесс проходит в онлайн, в чем и есть его удобство. Возможно ли всю документацию вести, ни с кем не встречаясь ? 

На 90% да, но периодически оригиналами скорее всего обмениваться придется (раз в месяц или в квартал).

Все остальные моменты могут быть детально разобраны только в рамках отдельной полноценной платной услуги в чате (кнопочка рядом с фото юриста, доступна при входе на сайт через браузер). Удачи вам.