Вообщем на нас хотят повесить чуть ли не 4 миллиона, что нам делать в данной ситуации?

Здравствуйте, Сергей!

Пишите претензию если не ответят то иск в суд 

Исковое заявление необходимо оформить в соответствии с требованиями ст.ст. 131-132 ГПК РФ.

В шапке нужно указать наименование суда, куда вы хотите направить свой иск, ваши ФИО, адрес регистрации и номер телефона, или если это организация, то указать юридическое лицо, адрес и данные представителя. Также указать данные ответчика, которые известны.
Далее изложить саму проблему и суть обстоятельств, выдвинуть требования и указать конкретную сумму, которую должен будет выплатить ответчик. Также нужно описать, как вы старались решить проблему самостоятельно.
Необходимо перечислить всех документы, которые будут приложены к заявлению.
В заключении нужно указать дату и подпись истца.

Я вам могу написать такую претензию и  иск в суд

 что нам делать в данной ситуации? Как поступить?

 Сергей,

ничего не делать и никак не поступать.

Пусть «фирмачи» предъявят иск в суд. Пусть обоснуют причинённый ущерб документально.

Вот тогда в дело вступит Ваш адвокат и начнёт опровергать доводы истцов.

урегулировать все без суда

 Предложите «фирмачам» компенсацию в 400 рублей за взятые детьми доски.

пожара никакого не было,

 Раз не было пожара, значит нет и соответствующего акта ГПН. Чем тогда, интересно, «фирмачи» смогут обосновать свой иск? Актом ревизии? Но это не доказательство: разворовать имущество могли их собственные сотрудники. Да и физически детям на такую сумму имущества не вытащить.

В общем, пытаются Вас одурачить.

Скажите представителям компании, что готовы оплатить стоимость взятых детьми досок. Если их это не устраивает, пусть обращаются в суд в порядке гражданского искового судопроизводства и общаются в суде с Вашим адвокатом.