Кто и где должен ее делать и вести?

Здравствуйте Елена.

1)Какой должен быть договор? Нужна помощь в его составлении.

Вы вправе оформлять трудовые отношения т.е. в рамках трудового договора, а также вступать в отношения в рамках гражданского правового договора т.е. ГПХ с ними как  с физическими лицами не имеющими статуса «самозанятого»", итак и имеющими такой статус.

ТК РФ Статья 21. Основные права и обязанности работника:

Работник имеет право на:
заключение,… трудового договора в порядке и на условиях, которые установлены настоящим Кодексом, иными федеральными законами; -http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/faedf3a7c3cd35871542ce0c323e898871ca1753/

ТК РФ Статья 22. Основные права и обязанности работодателя:

Работодатель имеет право:
заключать,… трудовые договоры с работниками в порядке и на условиях, которые установлены настоящим Кодексом, иными федеральными законами; -http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/98b31fb9ec68d01fefb5bb66cad3bfa2c9705789/

С дополнительными разъяснениями Роструда можете ознакомиться по следующей ссылке:

Действия работодателя при оформлении приема на работу-https://онлайнинспекция.рф/instruction/22

ГК РФ Статья 421. Свобода договора:

1. Граждане и юридические лица свободны в заключении договора.
2. Стороны могут заключить договор, как предусмотренный, так и не предусмотренный законом или иными правовыми актами.-https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_5142/ad08909251f4d26ebc935648e4e708a31e160348/

 Гражданские правовые договоры фактически не содержали условий, по которым их могут признать трудовыми, если например работники обратятся в суд в случае возникновения с ними спора, и в общем это запрещено законом.

ТК РФ Статья 15. Трудовые отношения:

Заключение гражданско-правовых договоров, фактически регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем, не допускается.-https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/823fdde09a529d3735916aa9fc1fe8d29ee04afb/

С подробной информацией и разъяснениями об этом, Вы также можете ознакомиться пройдя по следующим ссылкам:

Различия трудового и гражданско-правового договора-https://www.garant.ru/article/6497/

ВС РФ рассказал об отличиях трудового и гражданско-правового договоров-https://www.garant.ru/news/1187641/

Во вложении к ответу типовые формы рекомендуемые Рострудом РФ, а также образец  договора ГПХ и акта.

Далее я продолжу в следующем ответе ниже.

Здравствуйте, Елена.

1.Какой должен быть договор?  

Если это будет трудовой договор, то его содержание регламентировано ст. 57 ТК РФ

В соответствии со ст. 58 ТК РФ трудовой договор может быть заключен как на определенный срок, так и быть бессрочным. В силу ст. 15 ТК РФ заключение гражданско-правовых договоров, фактически регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем, не допускается. 

Трудовые отношения — отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы) в интересах, под управлением и контролем работодателя, подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором.

Соответственно, для начала необходимо определить, какие отношения фактически будут иметь место, чтобы выбрать вид договора.

2. Как платить за сотрудника взносы? Сколько это будет, как часто?

Согласно ст. 420 НК РФ

1. Объектом обложения страховыми взносам признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования 

1) в рамках трудовых отношений и по гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг;

В соответствии со ст. 421 НК РФ  база для исчисления страховых взносов  определяется по истечении каждого календарного месяца как сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных отдельно в отношении каждого физического лица с начала расчетного периода нарастающим итогом, за исключением сумм, указанных в статье 422 НК РФ.

В соответствии со ст. 425 ТК РФ

3. Начиная с 2023 года устанавливаются тарифы страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, на обязательное медицинское страхование в следующих единых размерах (единый тариф страховых взносов),:

1) в пределах установленной единой предельной величины базы для исчисления страховых взносов — 30 процентов;

 2) свыше установленной единой предельной величины базы для исчисления страховых взносов — 15,1 процента.

3. Как платить зарплату, как часто? Нужно ли работнику заводить новую карту?

Согласно ст. 136 ТК РФ

Заработная плата выплачивается работнику, как правило, в месте выполнения им работы либо переводится в кредитную организацию, указанную в заявлении работника, на условиях, определенных коллективным договором или трудовым договором. Работник вправе заменить кредитную организацию, в которую должна быть переведена заработная плата, сообщив в письменной форме работодателю об изменении реквизитов для перевода заработной платы не позднее чем за пятнадцать календарных дней до дня выплаты заработной платы.

Заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца. Конкретная дата выплаты  устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором или трудовым договором не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена.

4. Что с трудовой книжкой работника? Кто и где должен ее делать и вести?

В соответствии со ст. 66 ТК РФ трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек  устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек утверждены Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н  

https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_385617/

думаю еще какие-то вопросы могут возникнуть во время оформления и начала работы

 Нюансов на самом деле много, поэтому детально все возникающие вопросы возможно разобрать в рамках отдельной консультации с выбранным юристом.