Добрый день, Ярослав. Путевой лист обязателен, если компания сама занимается перевозками — перевозит пассажиров и багаж, грузы или предоставляет свой транспорт по договору аренды с экипажем. При аренде без экипажа автомобиль использует арендатор: именно он и составляет путевой лист.
Путевой лист лучше оформить, если:
— сотрудник периодически использует машину, чтобы перевозить грузы для нужд компании;
— в других целях, для перевозок по заданию компании.
Если компания перевозит грузы и пассажиров не по договору, а для себя, на нее распространяются все правила и обязанности перевозчиков (п. 3 Постановления Пленума ВС от 26.06.2018 № 26). А по этим правилам надо делать «путевку» для каждой рабочей машины.
Это закреплено в Федеральном законе от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устава автомобильного транспорта». Есть иные локальные нормативные акты, это основной.