Как быть и как сделать обвязку

Олеся, вы задали очень правильные и вдумчивые вопросы. Ситуация с коммерческой недвижимостью действительно сложнее, чем с жильем, особенно если вы как физлицо хотите использовать ее в бизнесе и потом продать. Давайте разберем все пункты подробно, максимально практично и с ориентацией на то, как действительно работает это в жизни, а не только в теории.

 
Продажа через 5 лет — будет ли налог с полной суммы или только с прибыли?
Да, вы правильно понимаете: в отношении коммерческой недвижимости, приобретенной физлицом, применяются иные правила, чем для жилья.

Что важно знать:
Налог с продажи недвижимости для физлиц регламентируется статьей 217.1 НК РФ.
Льготный срок владения, после которого можно не платить налог, для нежилой недвижимости не применяется, если объект:

не использовался в личных целях;
предназначен для предпринимательской деятельности;
или изначально приобретался не для проживания (офис, склад и т.д.).
Вывод: если вы продаете офис как физлицо, налог будет считаться с полной суммы сделки, а не с разницы между покупкой и продажей, если не докажете затраты.

Как уменьшить налог?
Подтвердить расходы на покупку (ДДУ, оплата, госрегистрация).
Использовать вычет — 1 млн рублей по п.2 ст. 220 НК РФ (если нет подтвержденных расходов).
Налоговая база = сумма продажи — подтвержденные расходы (если они документально подтверждены).
Ставка НДФЛ: 13% до 5 млн, 15% сверх.
Подводный камень:
Если вы купили по ДДУ, но не оформили вовремя акт и собственность, срок владения считается с даты регистрации права, а не с даты договора.
 
Можно ли продать через ИП, если владелец — физлицо?
Технически — да, можно, но тут есть нюансы.

Схема, как это работает:
ИП — это не отдельное лицо, а режим налогообложения физлица.
Значит, вы можете:

Зарегистрироваться как ИП.
Внести в учет у ИП свое имущество (офис), без передачи прав собственности.
Продать имущество от имени ИП.
Зачем это может быть нужно?

При продаже через ИП на УСН (6% с дохода), вы платите меньше, чем 13–15% по НДФЛ.
Можно учесть расходы, амортизацию, снизить налогооблагаемую базу.
️Подводные камни:
ИП отвечает всем своим имуществом.
Доход от продажи ИП-имущества облагается по УСН, но все действия должны быть экономически обоснованы.
Продажа в рамках ИП требует учета объекта как основного средства — нужна постановка на учет, амортизация, бухучет.
Вывод: если к моменту продажи вы станете ИП, ведете деятельность (например, сдавали в аренду офис), то вы вправе продать офис через ИП и применить упрощенку. Но сам по себе факт владения как физлица не мешает продать через ИП.

 
Сдача в аренду своей же компании: как правильно оформить?
Вы — физлицо, владеете офисом. Хотите сдавать его своему ООО, где вы — учредитель.

Это разрешено. Но:
Договор аренды обязателен — в письменной форме, с указанием условий, как для любой аренды.
Размер арендной платы должен быть рыночным — чтобы не было претензий от налоговой (ст. 105.3 НК РФ — контроль за сделками между взаимозависимыми лицами).
Вы обязаны:

Подавать 3-НДФЛ ежегодно;
Платить НДФЛ 13% как физлицо-арендодатель;
Или зарегистрироваться как ИП и платить 6% с аренды.
️ Подход на практике:
Если суммы небольшие и вы сдаете только одно помещение — можно остаться физлицом.
Если аренда постоянная, суммы крупные, а отношения с налоговой не хочется портить — лучше зарегистрироваться как ИП на УСН (6%) и сдавать как предприниматель.
Документы:

Договор аренды (обязательно).
Отчетность по НДФЛ (если как физлицо).
Платежные документы (аренда идет по безналу, иначе — вопросы у банка и налоговой).
ВАЖНО: При проверках налоговая оценивает: не скрываете ли вы предпринимательскую деятельность. Если доход регулярный, а ИП не оформлено, могут доначислить налоги и штрафы.
Олеся, вы действуете очень разумно — заранее просчитываете риски и оптимальные пути. Это самый правильный подход. С таким подходом вы точно сможете защитить и свою собственность, и бизнес, и нервы.