Звонила нотариусу, мне сказали, что просто так приехать за документами нельзя, нужно подтверждение от сотрудника архива, записали данные

Это стандартная процедура. Вот что нужно знать:

Нотариус запросил архив для проверки, не было ли других завещаний от наследодателя и не объявились ли другие наследники (особенно обязательные, например, иждивенцы).
Чтобы убедиться, что вы — единственный наследник (или что учтены все доли) перед выдачей свидетельства. Это обязательный этап для точности данных.
Ждите. Архив отвечает нотариусу, а не вам. Как только подтверждение придет, нотариус сам позвонит для оформления свидетельства. Срок ожидания может быть от нескольких недель до пары месяцев.
Нотариус ждет ответа из архива, чтобы проверить всех возможных наследников перед выдачей вам документов. Ждите звонка от нотариуса — это нормально.