Сам нотариус не стал писать такую надпись когда копию паспорта заграничного предоставила ему " свидетельствую верность копии / оригиналом документа" сказал что так в России не пишут

Здравствуйте. Коротко — в вашем случае, вероятно, дело в терминологии и/или в требовании казахстанского органа: они считают, что вы прислали не «нотариально заверенную копию паспорта», а некий «выписку» из паспорта, то есть не все сведения или не в том виде, как требуется. Ниже — что это может значить и что делать.

1) Чем отличается «копия паспорта» и «выписка из паспорта»

• Копия заграничного паспорта — это просто фотография/скан всех (или требуемых) страниц паспорта, нотариально заверенная как соответствующая оригиналу. В России нотариус обычно ставит штамп и пишет формулу вроде: Свидетельствую, что представленный документ является подлинником, а копия соответствует оригиналу или Копия верна с предъявленным оригиналом.

• Выписка из паспорта (выписка заграничного паспорта) — это не вся копия, а документ, где выписаны (вытянуты) только отдельные данные: ФИО, номер паспорта, дата выдачи/истечения, место рождения и т.п. Такое часто делает организация, когда нужен только набор сведений, а не весь документ.

2) Почему казахстанская организация могла написать такое

• Они ожидали именно нотариально заверенную полную копию паспорта (все страницы), а получили только страницу с основными данными или краткую выписку => поэтому указали, что это не копия, а выписка.

• У них есть формальные требования к оформлению (например, требуется копия всех страниц, перевод, апостиль или заверение консульством).

• Может быть несоответствие терминологии: российский нотариус сделал заверение в своей форме, а казахи посчитали, что оформлено не по их образцу.

3) Что делать прямо сейчас (пошагово)

• Попросите в ответном письме точное пояснение: что именно им не хватает — «выписка» означает какие поля, какие страницы или форму заверения? Попросите прислать перечень требуемых страниц/формулировок или образец документа.

• Если им нужна нотариально заверенная копия — сделайте новую: придите к любому российскому нотариусу с оригиналом заграничного паспорта и попросите заверить копию всех требуемых страниц. Попросите нотариуса использовать стандартную формулу: Свидетельствую, что представленный мной документ является оригиналом, а копия соответствует оригиналу (или Копия верна представленному оригиналу) — и поставить печать/подпись и указать реквизиты нотариуса.

• Уточните, требуется ли консульское заверение/апостиль/перевод на государственный язык Казахстана. Если да — сделайте перевод у присяжного переводчика и нотариально заверьте перевод; если нужен апостиль/легализация — узнайте какой именно (на копию или на справку).

• Сохраняйте доказательства отправки (ордер, трек-номер) и все ответы.

4) Пример короткого письма в казахстанскую организацию (попросить уточнить)

«Добрый день. Получила/получил Ваше уведомление о том, что предоставленный мной документ обозначен как «выписка из заграничного паспорта». Прошу уточнить:

1) какие конкретно сведения или страницы паспорта Вы требуете (перечень страниц или образец документа);

2) требуется ли нотариальное заверение в Российской Федерации, консульское заверение (консульская легализация) или апостиль;

3) требуется ли перевод на казахский/русский язык и его нотариальное заверение.

Прошу направить ответ в письменном виде на (эл.почта/почтовый адрес).»

5) Если нотариус сказал, что «так в России не пишут»

• Это нормально: российские нотариусы пользуются своей устоявшейся формулировкой. Главное — чтобы в заверении было ясно: копия соответствует предъявленному оригиналу, плюс подпись и печать нотариуса. Если казахская организация настаивает на иной форме — можете попросить их прислать точную формулировку, которую они принимают, и показать её российскому нотариусу или консульству.

6) Дополнительно

• Если потребуется — можно обратиться в консульство Казахстана в РФ: они подскажут, какие заверения/формы принимают на их территории.

• Приложите к новой копии пояснительную записку и укажите, какие страницы посылаете (чтобы не приняли за «выписку»).