Какие реквизиты придают юридическую силу документу?

Здравствуйте.

Существует три основных способа изготовления бланков документов:

Типографический способ — изготовление бланков в типографии с использованием профессионального полиграфического оборудования. Этот метод обеспечивает высокое качество печати и точность воспроизведения всех элементов бланка.
Компьютерный способ — создание бланков с помощью компьютерной техники и оргтехники. Позволяет быстро изготавливать небольшие тиражи бланков непосредственно в организации.
Штемпельный способ — нанесение элементов бланка с помощью специальных штампов и печатей. Применяется для создания отдельных элементов оформления на готовых бланках.

Структура документа:

1. Заглавие: Название документа, которое отражает его основное содержание.
2. Вступительная часть: Здесь изложены вводные сведения, обоснование или цель составления документа.
3. Основная часть: Содержит основную информацию, исследования, расчёты, графики, таблицы и схемы.
4. Заключение: Итоговая часть, включающая выводы, рекомендации, предложения или решения.
5. Приложение: Дополнительные материалы, подтверждающие или дополняющие основной текст.
6. Подпись: Завершающая часть, подтверждающая подлинность документа.

Заглавие. Название документа должно точно отражать его содержание и назначение. Оно служит ориентиром для читателя и помогает определить, какой именно документ находится перед ним.

Вступительная часть. Здесь приводятся предварительные сведения, обосновывающие необходимость составления документа. Она может включать введение, постановочную часть или общую характеристику предмета рассмотрения.

Основная часть. Эта часть содержит самую важную информацию. В неё могут входить:

— Теоретическое исследование вопроса
— Результаты анализа
— Выводы и заключения
— Графики, диаграммы, таблицы
— Примеры расчетов и иллюстраций

Основная часть должна быть чётко структурированной и логически связанной. Рекомендуется деление на главы, параграфы и пункты.

Заключение. Заключительная часть подводит итог всему документу. Здесь формулируются общие выводы, даются рекомендации, предлагаются меры по решению выявленных проблем.

Приложение. Дополнительные материалы, представленные отдельно от основного текста. Они могут включать чертежи, фотографии, копии документов, выписки из законов и прочие полезные сведения.

Подпись. Завершается документ подписью ответственного лица, удостоверяющей его подлинность и законность.

По характеру информации реквизиты делятся на:

Постоянные реквизиты — наносятся при изготовлении унифицированной формы документа или бланка (например, наименование организации, справочные данные)
Переменные реквизиты — вносятся при составлении конкретного документа (дата, регистрационный номер, текст документа).

По функциональному назначению выделяют следующие группы:

Идентификационные реквизиты: Код формы документа; Наименование организации; Наименование вида документа; Дата документа; Регистрационный номер

Реквизиты авторства: Наименование структурного подразделения; Наименование должности автора; Справочные данные об организации

Реквизиты адресата: Адресат; Ссылка на индекс и дату поступившего документа; Место составления документа

Реквизиты согласования и утверждения: Гриф утверждения; Гриф согласования; Виза; Подпись

Реквизиты оформления: Заголовок к тексту; Текст документа; Отметка о приложении; Печать; Отметка об исполнителе

По юридической значимости реквизиты подразделяются на:

Основные юридические реквизиты: Гриф ограничения доступа; Оттиск печати; Подпись; Гриф утверждения

Дополнительные юридические реквизиты: Резолюция; Отметка о контроле; Отметка об электронной подписи

По графическому оформлению выделяют:

Изобразительные реквизиты: Герб; Эмблема; Товарный знак

Текстовые реквизиты: Все остальные элементы оформления документа

Обязательные реквизиты (без которых документ недействителен):

Наименование документа — должно точно отражать содержание и назначение документа
Дата составления — указывается дата совершения хозяйственной операции или составления документа
Наименование организации — полное название согласно учредительным документам
Содержание операции — подробное описание сути документа
Количественные и денежные показатели — с указанием единиц измерения
Подписи ответственных лиц — с расшифровкой должностей и фамилий

Дополнительные реквизиты юридической значимости: Гриф утверждения; Печать организации; Регистрационный номер; Место составления

Бланки изготавливают типографским или автоматизированным способом, а основные части документа включают заголовок, текст, реквизиты, подпись и отметку об исполнителе. Реквизиты документа делятся на группы по содержанию, а юридическую силу документу придают дата, номер, подпись и печать. 

1. Способы изготовления бланков

Типографский способ

: Предпочтителен для бланков с Государственным гербом РФ или гербом субъекта РФ. 

Средства вычислительной техники

: Автоматизированный способ изготовления, удобный для большинства других типов бланков, например, бланков писем или конкретных видов документов.