Здравствуйте, Ксения!
Какие документы подлежат апостилированию?
Документы, подлежащие апостилированию, включают свидетельства о рождении, браке, смерти, дипломы, судебные решения и прочие официальные бумаги, исходящие от соответствующих органов государств, подписавших Конвенцию.
Ваша ситуация немного отличается. Справка, выданная Управлением ЗАГСа России, подтверждает внесение сведений о факте заключения брака за границей в единый государственный реестр записей актов гражданского состояния.
По сути, эта справка сама по себе является официальным документом российского органа власти и должна соответствовать требованиям Конвенции относительно официального удостоверения подлинности подписи должностного лица, печати и штампа.
Основания для отказа Управления ЗАГСа в апостилировании
Отказ Управления ЗАГСа мотивирован утверждением, что данная справка не подлежит апостилированию, поскольку это «просто справка».
Форма 81Н была введена приказом Министерства финансов Российской Федерации специально для подтверждения внесения сведений о документах, полученных за рубежом, в российские государственные базы данных.
Эта форма предназначена именно для предоставления иностранным органам в качестве доказательства регистрации факта гражданского состояния.
Апостилирование таких справок предусмотрено правилами, установленными Министерством юстиции Российской Федерации.
Утверждение сотрудников ЗАГСа о том, что такая справка не подлежит апостилированию, неверно.
Подобные документы обязательно апостилят, поскольку являются официальными бумагами государственного органа.
Как правильно действовать в вашей ситуации?
Для успешного прохождения процедуры вам рекомендуется предпринять следующие шаги:
Запросите официальное письмо с указанием причины отказа. Это даст вам основание для дальнейших действий.
Вы можете подать жалобу в вышестоящий орган — Министерство юстиции Российской Федерации или суд. Обоснованием жалобы станет нарушение ваших прав на получение легализованного документа, необходимого для предъявления в иностранном государстве.
Согласно Федерального закона от 28.11.2015 N 330-ФЗ «О проставлении апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации» апостиль это штамп, соответствующий требованиям Гаагской Конвенции и данного Федерального закона, проставляемый компетентным органом на российском официальном документе или на отдельном листе, скрепляемом с этим документом, и удостоверяющий подлинность подписи и должность лица, подписавшего документ, и в надлежащем случае подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ.
Ксения, я так понимаю вам в стране Гааской конвенции подтвердить факт внесения записи в российский реестр актов гражданского состояния сведений о заключении брака за границей поэтому и потребовалось уведомление по форме 81н.
В Перечень компетентных органов, уполномоченных на проставление апостиля в РФ на официальных документах ( см. Постановление Правительства РФ от 30.05.2016 N 479 «О компетентных органах, уполномоченных на проставление апостиля в Российской Федерации») входят
Форма № 81н — это уведомление, которое оформляется российским органом ЗАГС на основании представленных гражданином документов о браке, заключённом за границей. Само по себе это уведомление не является актовой записью или свидетельством, а лишь подтверждает внесение сведений в российский реестр.
Апостиль может быть проставлен только на оригинале иностранного свидетельства о браке (или его нотариально заверенной копии), если требуется признание этого документа в России или в другой стране — в зависимости от требований принимающей стороны.
Вывод: Если для принимающей стороны требуется подтверждение факта внесения сведений о регистрации брака за границей в российский реестр, используйте саму форму № 81н — но апостиль на неё не ставится поскольку орган ЗАГС не проставляет апостиль на уведомлении о внесении сведений в реестр ЗАГС о браке, заключённом за рубежом, т.к это внутренний акт российского органа, подтверждающий факт внесения записи в российский реестр актов гражданского состояния.