Если можно, то нужно ли открывать обособленное подразделение?

Добрый день.

затраты на офис (помещение), которое не является юридическим адресом компании

А что за помещение,  в нем деятельность ведется?

Обособленное подразделение организации — любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места. 

ЮЛ обязано зарегистрировать обособленное подразделение, если создает хотя бы одно рабочее место по адресу, отличному от адреса в ЕГРЮЛ, на срок больше месяца в силу п. 2 ст. 11 НК РФ.

Т.е. главным условием для признания подразделения обособленным является создание стационарных рабочих мест.

Для регистрации необходимо подать сообщение по форме С-09-3-1 в налоговую инспекцию по месту нахождения организации в течение месяца со дня создания подразделения.

Отчетность и налоги сдаются и уплачиваются по месту нахождения обособленного подразделения.

Если подразделение имеет отдельный расчетный счет и самостоятельно начисляет выплаты физическим лицам, оно должно быть зарегистрировано в СФР.

Здравствуйте, Наталья.

Необходимость регистрации обособленного подразделения зависит не от того, нужно ли учесть в расходах затраты на деятельность офиса, а от того, соответствует ли он критериям обособленного подразделения по смыслу ст.11 НК РФ. 

обособленное подразделение организации — любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места. Признание обособленного подразделения организации таковым производится независимо от того, отражено или не отражено его создание в учредительных или иных организационно-распорядительных документах организации, и от полномочий, которыми наделяется указанное подразделение. При этом рабочее место считается стационарным, если оно создается на срок более одного месяца;

И если офис данным критериям соответствует, то — да, его следует регистрировать — п.1 ст.83 НК РФ. 

Исключением являются ситуации, если офис расположен в том же муниципальном образовании. -п.4 ст.83 НК РФ

При этом следует также учитывать последствия регистрации, например, наличие филиалов ведет к утрате права на применение УСН компанией.

По общему правилу, ст.252 НК РФ расходы должны быть экономически обоснованными. Как разъяснено в Письме ФНС России от 15.11.2024 N БВ-4-7/13022 «О направлении Обзора правовых позиций, отраженных в судебных актах Конституционного Суда Российской Федерации и Верховного Суда Российской Федерации, принятых в III квартале 2024 года по вопросам...»

Критерий экономической обоснованности расходов не предусматривает оценку понесенных налогоплательщиком затрат с точки зрения целесообразности, рациональности и эффективности их осуществления. В то же время экономическая оправданность затрат предполагает, что они понесены налогоплательщиком в его собственных интересах (Обзор судебной практики Верховного Суда Российской Федерации N 4 (2019), утв. Президиумом Верховного Суда Российской Федерации 25.12.2019).

Таким образом, в ситуации 2 момента:

1. Сама по себе обязательность регистрации обособленного подразделения, если в офисе имеются рабочие места и работники и он находится в муниципальном образовании, отличающимся от того, где юр.адрес;

2. Расходы на содержание офиса могут быть учтены при налогооблажении при их обоснованности и оправданности таких затрат.

В конечном итоге, ответ на вопрос

можно ли брать на расходы, в целях налогооблажения, затраты на офис (помещение), которое не является юридическим адресом компании?

 зависит от того, является ли офис фактически обособленным подразделением, если да, то к чему приведет его регистрация, а также следует ли из документального оформления расходов их обоснованность. Все указанное следует оценивать в совокупности, и применительно к самим документальным расходам.

Прямого ответа, как быть в Вашей конкретной ситуации, законодательство содержать не может.

Все остальные моменты и нюансы могут быть рассмотрены индивидуально в чате.

С уважением

Здравствуйте
Обособленное подразделение организации — любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места (п. 2 ст. 11 НК РФ). То есть, главным условием для признания подразделения обособленным является создание стационарных рабочих мест. Из вашего вопроса не ясно, имеются ли основания для открытия обособленного подразделения или нет. 
При этом в части возможности отнесения расходов по аренде офиса (помещения) следует учитывать общие принципы, определенные в статье 252 НК РФ, а именно, что заявляемые расходы должны быть обоснованными и документально подтвержденными. Таким образом, в случае возникновения вопросов у налогового органа, вам следует подтвердить и обосновать причины, по которым вами арендовано помещение, какая производственная необходимости связана с этим (например, планирование открытия новых направлений работы и др.). Если указанно не обосновать, в расходах могут отказать. Например, в отношении затрат по аренде склада установлено, что объекты недвижимости фактически не использовались, в связи с чем они не подлежат учету в составе расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль (Постановление АС Волго-Вятского округа от 15.08.2018 по делу № А29-347/2016).
Также следует учесть моменты, связанные с регистрацией договора в органах Росреестра в определенных случаях. Так, если договор аренды недвижимости, подлежащий госрегистрации, не был зарегистрирован в Росреестре, арендатор не вправе учитывать затраты на аренду этого помещения при определении налоговой базы по налогу на прибыль (письмо Минфина России от 19.04.2021 № 03-03-06/1/29066).
Рада ответить на Ваш вопрос!
С уважением, Екатерина