Кого должен уведомлять работодатель о готовности начать переговоры по заключению нового коллективного договора (прежний заканчивает срок действия)

Ирина, добрый вечер!

Поскольку ваша первичная профсоюзная организация объединяет менее половины работников, по смыслу ст. 29, 31 и 37 ТК РФ она по умолчанию представляет только своих членов и может представлять всех работников лишь при наличии решения общего собрания (конференции) или при создании единого представительного органа из нескольких ППО, которые в сумме объединяют более 50 % работников. 

Поэтому сейчас у работодателя нет «автоматически» определённого представителя всего коллектива, и такого представителя работники должны избрать (или наделить полномочиями существующий профсоюз) именно в порядке ст. 31 и 37 ТК РФ.

Работодатель обязан содействовать этому, создавая условия для деятельности представителей работников (ст. 32 ТК РФ), предоставляя помещение и условия для проведения собрания/конференции (ст. 410 ТК РФ), а профсоюз имеет право вести коллективные переговоры и заключать коллективный договор от имени работников в соответствии со ст. 13 Федерального закона № 10-ФЗ «О профессиональных союзах, их правах и гарантиях деятельности».

Безопаснее всего работодателю письменно уведомить выборный орган ППО о скором истечении коллективного договора и о готовности начать коллективные переговоры по ст. 36 ТК РФ, одновременно информировав всех работников о необходимости определения представителя.

Для этого целесообразно организовать общее собрание (или конференцию) работников, которое считается правомочным при участии более половины работников (для собрания) или не менее двух третей делегатов (для конференции) по ч. 3 ст. 399 ТК РФ и с учётом требований ст. 410 ТК РФ, и провести тайное голосование по вопросу о наделении полномочиями представителя работников. 

Собрание может поручить представительство интересов всех работников имеющейся первичной профсоюзной организации либо избрать иной представительный орган, и именно этот орган станет стороной коллективных переговоров по ст. 36–37 ТК РФ.

После определения представителя одна из сторон (работодатель или представитель работников) направляет другой стороне письменное предложение о начале коллективных переговоров, а получившая сторона обязана в течение семи календарных дней вступить в переговоры и указать своих представителей в комиссию, как требует ст. 36 ТК РФ. 

В ходе работы комиссии при несогласии по отдельным вопросам составляется протокол разногласий и применяется порядок урегулирования разногласий, предусмотренный ст. 38 ТК РФ, при этом участники переговоров пользуются гарантиями освобождения от работы с сохранением среднего заработка до трёх месяцев по ст. 39 ТК РФ.

Новый коллективный договор заключается на срок не более трёх лет, может быть продлён ещё максимум на три года и распространяется на всех работников организации, что прямо закреплено в ст. 43 ТК РФ.

Подписанный коллективный договор работодатель обязан направить на уведомительную регистрацию в соответствующий орган по труду в течение семи дней со дня подписания в соответствии со ст. 50 ТК РФ, что завершает формальную процедуру и снижает риски претензий со стороны работников и контролирующих органов.

Здравствуйте, Ирина.

Так как на предприятии есть действующий профсоюз (и нет других представителей, избранных общим собранием), работодатель направляет уведомление о начале переговоров именно в этот профсоюз. Профсоюз, в свою очередь, становится представителем всех работников при ведении коллективных переговоров и заключении коллективного договора.

Работодатель обязан руководствоваться следующими нормами Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ): 
Статья 29. Представители работников: Интересы работников при проведении коллективных переговоров представляют первичная профсоюзная организация или иные представители, избираемые работниками.
Статья 30. Представление интересов работников первичными профсоюзными организациями: Первичные профсоюзные организации и их органы представляют в социальном партнерстве на локальном уровне интересы работников данного работодателя, являющихся членами соответствующих профсоюзов, а в случаях и порядке, которые установлены ТК РФ, представляют интересы всех работников данного работодателя независимо от их членства в профсоюзах при проведении коллективных переговоров, заключении коллективных договоров и т.д…
Статья 31. Иные представители работников: Эта статья предусматривает избрание иного представителя (представительного органа) только в случаях, когда работники данного работодателя не объединены в какие-либо первичные профсоюзные организации ИЛИ ни одна из имеющихся первичных профсоюзных организаций не объединяет более половины работников и не уполномочена представлять интересы всех работников.
Если же профсоюз существует, то по умолчанию он является представителем.
Статья 36. Ведение коллективных переговоров: Стороны социального партнерства имеют право добровольно вступать в коллективные переговоры по подготовке, заключению и изменению коллективного договора.
Сторона, получившая предложение в письменной форме о начале коллективных переговоров, обязана вступить в переговоры в течение семи календарных дней со дня получения данного предложения.
Статья 37. Порядок ведения коллективных переговоров: Определяет процедурные моменты, в том числе, что для ведения коллективных переговоров стороны должны образовать комиссию, а также сроки ведения переговоров (не более трех месяцев со дня их начала). 
Резюме по нормам закона:
Даже если профсоюз объединяет менее половины работников, он является законным представителем работников для ведения коллективных переговоров и заключения коллективного договора (если работники не избрали иного представителя на общем собрании, что в вашем случае не указано). Работодатель обязан направить уведомление именно в этот профсоюз.

Алгоритм действий для работодателя по инициации коллективных переговоров
Шаг 1: Определить сторону для направления уведомления
Работодатель должен направить письменное уведомление о начале переговоров в действующую первичную профсоюзную организацию.
Обоснование: Согласно Статье 30 ТК РФ, профсоюз представляет интересы всех работников при заключении коллективного договора, если иной представительный орган не избран (Статья 31 ТК РФ). Инициация общего собрания работодателем для «переизбрания» представителей не требуется, пока профсоюз не отказался от своих полномочий или работники не проявили инициативу избрать альтернативный орган.
Шаг 2: Подготовить и направить письменное уведомление
Работодатель готовит официальное письмо (уведомление) на имя председателя профсоюзной организации.
Содержание уведомления: Предложение начать коллективные переговоры по заключению нового коллективного договора (указать, что срок действия прежнего истекает).
Предложение о создании комиссии для ведения переговоров (Статья 37 ТК РФ).
Предложение о сроках и месте проведения первого заседания комиссии.
Способ направления: Уведомление должно быть вручено под подпись (на втором экземпляре работодателя) или отправлено заказным письмом с уведомлением о вручении для фиксации даты получения.
Шаг 3: Соблюсти сроки вступления в переговоры
После направления уведомления профсоюзу, работодатель обязан быть готов начать переговоры в течение семи календарных дней со дня получения профсоюзом его предложения (Статья 36 ТК РФ).
Действие: В течение этих 7 дней стороны должны провести первое заседание и договориться о регламенте дальнейшей работы (создать комиссию, утвердить план-график, определить место и время заседаний).
Шаг 4: Формирование комиссии и ведение переговоров
Работодатель издает приказ о создании комиссии по ведению коллективных переговоров со своей стороны (назначает своих представителей, определяет их полномочия). Профсоюз делает то же самое.
Обоснование: Статья 37 ТК РФ.
Шаг 5: Соблюдение процедуры и сроков заключения договора
Переговоры не должны превышать трех месяцев со дня их начала. Если стороны не достигают согласия по отдельным пунктам, составляется протокол разногласий.

С уважением, юрист Абдулкадиров Расул Русланович.

Здравствуйте!

 Работодатель обязан провести процедуру заключения коллективного договора заранее, до окончания срока действия текущего договора. Процесс начинается с инициативы одной из сторон переговоров.

  Рабочий процесс инициируется путём направления работодателю официального уведомления от профсоюза или инициативной группы сотрудников. Работодатель, получив уведомление, должен приступить к переговорам в течение семи календарных дней после получения уведомления (статья 37 Трудового кодекса РФ).

Представители выбираются работниками предприятия на общем собрании или конференции работников (статья 31 ТК РФ). Профсоюз представляет собой одну из форм объединения работников, однако он не единственный представитель коллектива. Другие представители определяются собранием сотрудников.

Собрание должно быть проведено, если среди работников нет единого мнения относительно представительства в переговорах. Голосование проводится большинством голосов присутствующих членов трудового коллектива.

 Передача предложений и обсуждение условий коллективного договора проводятся сторонами переговорного процесса. Проект коллективного договора утверждается общим голосованием сотрудников.

 Коллективный договор вступает в силу с момента подписания обеими сторонами и действует до истечения оговорённого срока или замены новым документом.

Здравствуйте Ирина.

… по заключению нового коллективного договора (прежний заканчивает срок действия).

Следует учитывать то, что в указанное ситуации необязательно заключать новый коллективный договор, закон допускает продление ранее заключённого.

Это положения указанные в  ТК РФ Статья 43. Действие коллективного договора.

Из статьи следует:

Стороны имеют право продлевать действие коллективного договора на срок не более трех лет.-https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/324f61f13dc533f8e1c0c7a91219c40b896e79a5/

Заключается допсоглашение об этом.

Образец во вложении к ответу.

Далее я продолжу в следующем ответе ниже.