Что можете нам посоветовать, чтобы такого не было

Добрый день!

Для предотвращения потери дохода при телефонном бронировании необходимо
внедрить систему предоплаты, использовать невозвратные тарифы и улучшить работу администраторов. Требуйте предоплату за первые сутки, отправляйте ссылку на оплату сразу после разговора, а также работайте над скриптами диалога. 

Светлана, добрый день!

Чтобы минимизировать потери дохода при отмене бронирования, можно внедрить следующие инструменты:

Гарантированное бронирование с предоплатой
При таком формате гость вносит определённую сумму (например, стоимость одних суток проживания) до заезда. Если бронирование отменяется до установленного срока (который определяет гостиница), предоплата возвращается. Если гость не заезжает, сумма используется для покрытия расходов гостиницы. 
Важно: согласно законодательству РФ (ст. 32 Закона «О защите прав потребителей» и п. 30 Правил предоставления гостиничных услуг), гость вправе отменить бронирование в любой момент, но обязан оплатить исполнителю фактически понесённые расходы. Гостиница должна документально подтвердить эти расходы. 

В таком случае необходимо чётко прописать условия отмены бронирования в договоре или в подтверждении бронирования. В документе должны быть указаны в том числе размер штрафа и сроки.
Эта информация должна быть доступна гостям при бронировании, например, на сайте гостиницы или в письме с подтверждением. 

Отложенная оплата картой
Можно использовать отложенную оплату картой. При создании брони гость получает ссылку на оплату банковской картой. Если за определённый период (устанавливает гостиница) предоплата не внесена, бронирование автоматически аннулируется. 

Добрый день.

Чтобы минимизировать отмены бронирований и потерю дохода, рекомендуется заранее выстроить чёткие правила бронирования, понятные для гостей и сотрудников.

Возможные меры:

Предоплата:

Установите правило бронирования только при внесении предоплаты (полной или частичной). Это самый эффективный способ сократить необоснованные отмены.

Невозвратная бронь:

Предусмотрите тариф или условие, при котором при отмене бронирования в определённый срок предоплата не возвращается.

Чёткие условия отмены:

Зафиксируйте сроки бесплатной отмены (например, не позднее чем за 24 часа). При отмене позже — удержание штрафа или предоплаты.

Письменное подтверждение:

После телефонного бронирования направляйте гостю SMS или сообщение в мессенджере с условиями брони и просьбой подтвердить её ответным сообщением. Это дисциплинирует клиента.

Внутренний регламент:

Разработайте для администраторов стандарт общения, где сразу проговариваются:

условия отмены; наличие предоплаты; ответственность за незаезд. Публичная оферта Разместите на сайте или стойке ресепшн правила бронирования и проживания. Это позволит при необходимости ссылаться на них как на условия договора.

Вывод: 

Полностью исключить отмены невозможно, но сочетание предоплаты, чётких условий отмены и письменного подтверждения брони существенно снижает риск потери дохода.