Все это — онлайн, с заботой о вас и по отличным ценам.
Как это сделать, чтобы учредитель потом не мог предъявить претензии, что списали что то лишнее?
В настоящее время идет закрытие магазина, списываем товар. Учредитель устно разрешил списать товар. Но сумма большая. Хочу перестраховаться, и от учредителя получить письменное согласие на списание большой суммы товара. Как это сделать, чтобы учредитель потом не мог предъявить претензии, что списали что то лишнее?
Акт списания буду планирую отправлять учредителю, но там только члены комиссии распиываются.
Как это сделать, чтобы учредитель потом не мог предъявить претензии, что списали что то лишнее? Акт списания буду планирую отправлять учредителю, но там только члены комиссии распиываются.
Здравствуйте
Тут по хорошему надо наоборот делать — сначала учредителем принимается решение!!! дать задачу ген директору провести такое списание.
Потом генеральный — на основании этого решения- проводит списание, и потом только предоставляет акт учредителю.
Скорее всего уставом к компетенции учредителей это не отнесено в ооо
Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ
«Об обществах с ограниченной ответственностью»
Статья 33. Компетенция общего собрания участников общества
1. Компетенция общего собрания участников общества определяется уставом общества в соответствии с настоящим Федеральным законом.
13) решение иных вопросов, предусмотренных настоящим Федеральным законом или уставом общества.
Поэтому может быть сначала письменное обращение от ген директора, для проведения собрания уже участников, ну или единственного участника и вынесение такого решения.
Здравствуйте, Вячеслав!
Для того чтобы обезопасить себя и минимизировать риски возникновения претензий со стороны учредителя в будущем, устного разрешения действительно недостаточно, особенно при списании товара на значительную сумму.
Основная задача — получить не просто письмо, а письменное распоряжение или разрешение, которое является основанием для списания.
Это может быть:
— Приказ (распоряжение) о списании товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Учредитель как единоличный исполнительный орган (или как лицо, уполномоченное на это Уставом) подписывает приказ.
— Письменное резолюция на вашем служебном письме-запросе. Вы можете написать письмо на имя учредителя с просьбой разрешить списание конкретного товара по указанным причинам (порча, истечение срока годности, бой и т.д.). Учредитель на этом письме ставит резолюцию «Разрешаю», дату, подпись и расшифровку.
В акте (чаще всего по форме ТОРГ-16 или по самостоятельно разработанной форме) подписываются только члены комиссии. Важный момент: в акте обязательно должна быть строка «Основание для списания». Вот туда вы и вписываете реквизиты полученного письменного разрешения (приказа, служебной записки с резолюцией). Например: «На основании приказа учредителя №… от ...».
Приложения к акту.
К акту списания целесообразно приложить:
1. Копию письменного разрешения учредителя.
2. Документы, подтверждающие причину списания (например, акт о порче, заключение о браке, распечатку по срокам годности).
3. Подробную опись списываемого товара.
Отправка итогового акта на ознакомление — хорошая практика. Но это именно ознакомление, а не утверждение. Лучше сопроводить его кратким письмом (докладной запиской), где указать: «В соответствии с Вашим распоряжением (приказом) от… оформлен акт списания №… от… на общую сумму… руб. Для Вашего сведения прилагаем копию акта». Это зафиксирует факт информирования учредителя о результатах выполнения его же распоряжения.
Не списывайте товар до получения письменного разрешения. Объясните учредителю, что это требование бухгалтерского и налогового учета для обоснования расходов.
Подготовьте проект приказа (или служебную записку) с максимально подробным описанием списываемого товара, причин и суммы. Покажите его учредителю.
Получите его подпись на этом документе.
Только после этого создавайте комиссию, проводите списание и оформляйте Акт списания (ТОРГ-16), в котором в графе «Основание» сделайте ссылку на подписанный учредителем документ.
Направьте учредителю итоговый пакет документов (акт с приложениями) для сведения.
Таким образом, главным защитным документом для вас будет не акт списания, а предварительное письменное распоряжение учредителя, на котором основан весь процесс. В этом случае предъявить претензии о списании «чего-то лишнего» будет крайне сложно, так как состав и причина были заранее согласованы и утверждены им самим.
С уважением, Бакшанов Николай, юрист.
Краткое правовое обоснование необходимости письменного разрешения учредителя:
Требование закона о бухучете (Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»): Все хозяйственные операции (к коим относится списание) должны оформляться первичными документами. Устное распоряжение документом не является. Без письменного основания акт списания может быть признан недействительным.
Требование налогового кодекса (ст. 252 НК РФ): Расходы (к которым относится стоимость списанного товара) должны быть документально подтверждены и экономически оправданы для признания их в налогообложении. Письменный приказ — ключевое доказательство правомерности списания для налоговой.
Корпоративное управление и защита от претензий: Письменный документ (приказ или резолюция) — это неоспоримое доказательство того, что списание было санкционировано собственником. Это защищает вас, как материально ответственное лицо, от обвинений в растрате или злоупотреблении полномочиями (ст. 243 ТК РФ).
Вывод: Устное разрешение не создает юридической защиты. Только письменный приказ учредителя, являющийся основанием для акта списания, обеспечивает законность операции и вашу личную безопасность.