Здравствуйте, Владимир.
В целом, у Вас уже присутствует базовый документ (политика), однако в текущем виде система обработки персональных данных на сайте не соответствует требованиям законодательства в полном объеме и требует доработки.
1. По политике обработки персональных данных
В настоящее время на сайте политика и согласие фактически объединены в один документ.
Это не соответствует требованиям ч. 2 ст. 18.1 Закона № 152-ФЗ, согласно которой оператор обязан разместить отдельную политику обработки персональных данных как самостоятельный публичный документ.
Кроме того, содержание политики должно строго соответствовать фактическим процессам обработки данных (ст. 5 Закона № 152-ФЗ).
Сейчас в политике указано больше, чем реально делает сайт.
Например, перечислены паспортные данные, адреса, «личный кабинет» и другие сценарии, которых на сайте фактически нет.
При этом реальные процессы (заявка с телефоном, выбор способа связи, аналитика через cookie и метрики) описаны не отдельно и не структурированы по целям.
Это считается нарушением, потому что закон требует указывать только те данные и цели, которые действительно используются.
Таким образом, политику необходимо переработать и оформить как отдельный документ с четким разделением — отдельно заявка, отдельно связь с клиентом, отдельно аналитика, отдельно рассылка.
2. По согласиям на обработку персональных данных
Сейчас на сайте используется единое согласие на все цели обработки.
Это противоречит требованиям ст. 9 Закона № 152-ФЗ, поскольку согласие должно быть конкретным, предметным и информированным.
То есть согласие на обработку данных для обработки заявки должно быть отдельным, при этом согласие на рекламные рассылки не может быть включено в общее согласие и также должно оформляться отдельно.
3. По рекламным рассылкам
В политике указано, что пользователь может получать рекламные сообщения.
Однако отдельного согласия на рекламу, как я указывала выше, на сайте не реализовано.
Это является существенным риском, поскольку согласно ч. 1 ст. 18 Закона № 38-ФЗ распространение рекламы по сетям электросвязи (включая телефон, SMS, мессенджеры и email) допускается только при наличии предварительного согласия пользователя.
При его отсутствии такие рассылки могут быть признаны незаконными.
4. По cookie и аналитике
На сайте используется аналитика (например, Яндекс.Метрика), при этом пользователь никак отдельно не уведомляется о сборе таких данных при заходе на сайт.
То есть нужно:
— разместить отдельную политику по cookie (что именно собирается и зачем);
— добавить на сайт всплывающее уведомление (cookie-баннер), чтобы пользователь был заранее проинформирован и мог согласиться с использованием таких данных.
5. По внутреннему соответствию 152-ФЗ
Соблюдение Закона № 152-ФЗ не ограничивается размещением документов на сайте.
В обязательном порядке должны быть оформлены внутренние документы оператора, в том числе:
— локальный акт по обработке персональных данных;
— назначение ответственного лица;
— регламенты хранения и уничтожения данных;
— договоры с подрядчиками, которым передаются персональные данные (CRM, аналитика, хостинг и т.д.).
Данные требования вытекают из ст. 18.1 Закона № 152-ФЗ.
6. По уведомлению Роскомнадзора
В Вашем случае нужно подавать уведомление в Роскомнадзор (ст. 22 Федерального закона № 152-ФЗ).
Исключения Вам не подходят, потому что:
— данные обрабатываются через сайт (то есть автоматически);
— есть формы с телефоном и именем;
— данные используются дальше для работы с клиентом.
А по закону без уведомления можно работать только в очень узких случаях (например, если вообще нет автоматизации или специальные гос-системы), что к Вашему сайту не относится.
7. По оферте сайта
С учетом текущей структуры Вашего сайта он используется для сбора заявок (оставить телефон, выбрать способ связи и т.д.), после чего с клиентом связывается менеджер и уже далее обсуждаются условия сделки.
На самом сайте нет возможности сразу оформить заказ или оплатить услугу, более того — внизу прямо указано, что сайт не является публичной офертой.
Поэтому на текущий момент оферта не является обязательным документом.
Она понадобится только если Вы начнете заключать договор прямо через сайт или принимать оплату онлайн.
И, как верно отмечено коллегами, подготовка документов является отдельной услугой. Ее можно заказать в разделе сайта «Документы» либо у конкретного юриста в чате.
