Как оформить трудовые отношения с японской компанией - производителем офисного оборудования?

Добрый день!
Исходя из своего опыта работы в части сопровождения моих клиентов при работе с иностранными заказчиками (в основном это США, Канада, Кипр, Великобритания, Австралия, Германия, Швейцария, Нидерланды, Бельгия, Чехия и другие страны ЕС, а также Китай), прохождения валютного контроля, а также прохождения налоговых проверок со своими клиентами хотелось бы отметить следующее.
1. В рамках выстраивания отношений с иностранными контрагентами, как правило, возможны 3 варианта:
1.1. Работа с иностранной компанией как физическое лицо. Здесь плюсы в том, что не нужно открывать ИП (хотя если честно многие очень сильно переоценивают насколько хлопотно работать как ИП – ничего сложного нет ни в его открытии, ни в сдаче отчетности).
При работе как физическое лицо Вам нужно будет раз в год до 30 апреля года, следующего за отчетным подать декларацию 3 НДФЛ и до 15 июля года, следующего за отчетным, оплатить налог по ставке НДФЛ 13%.
Еще плюс в том, что здесь не платятся страховые взносы.
Минус здесь в том, что платить налог нужно по ставке 13% в то время как ИП платит налог по ставке 6% + если Вы работаете как ИП, то это полностью официальная занятость, которую хорошо воспринимают и банки и которая хорошо подходит для получения виз и т.п. Доход по 3 НДФЛ – это тоже официальный доход, но не во всех случаях он может служить полноценным подтверждением регулярного дохода.
Еще здесь всех интересует вопрос – могут ли привлечь к ответственности за незаконную предпринимательскую деятельность если я буду работать с иностранной компанией как физическое лицо?
Чисто формально согласно ст. 2 Гражданского кодекса РФ обязанность зарегистрироваться как ИП/открыть ООО у Вас есть только в случае, если Вы заключили договор не с одной иностранной компанией, а оказываете услуги различным компаниям – в этом случае у Вас появляется признак систематичности оказания услуг (что и является признаком предпринимательской деятельности) и как следствие появляется обязанность зарегистрироваться как ИП. Если контрагент – только одна компания – можно спокойно работать как физическое лицо.
Если же говорить с точки зрения моей личной практики, то на сегодняшний день в целом налоговые органы не возражают и против ситуаций, когда у Вас несколько заказчиков, а Вы все равно отчитываетесь как физическое лицо – для них важно, чтобы Вы платили налоги. Но это при условии, что у Вас не такой большой доход, если доход за год исчисляется миллионами – лучше конечно рассмотреть вариант с ИП (как только Ваш доход становится больше, то и ответственность становится выше, при определенном уровне дохода без регистрации ИП теоретически может грозить даже уголовная ответственность).
Однако при работе как физическое лицо есть один важный момент – если суммы поступлений будут достаточно крупными – могут быть проблемы уже со стороны банка, а именно есть риски блокировки счета/карты по 115-ФЗ, если не будете соблюдать критерии ЦБ.
1.2. Работа как ИП (либо открытие ООО). Здесь минус в том, что не все хотят открывать ИП, хотя в целом у ИП есть ряд преимуществ. Основной плюс – вместо ставки налога по НДФЛ 13% Вы будете платить только УСН 6%, правда с оговоркой, что еще нужно будет платить страховые взносы (За 2019 г. фиксированная сумма страховых взносов составляет 36238 руб.) + еще страховые взносы 1% с суммы дохода, превышающей 300 т.р. – но их можно вычесть из налога если у Вас нет работников.
Давайте для примера сравним, сколько будет платежей в бюджет отдельно если Вы работаете как физическое лицо и отдельно если Вы работаете как ИП в ситуации, когда Вы за год заработали 1 млн. руб.
— для физического лица – 13% от 1 млн. руб. = 130000 руб.
— для ИП – 6% от 1 млн. руб. = 60000 руб. + фиксированные страховые взносы 36238 руб. + страховые взносы 1% от суммы дохода, превышающей 300 т.р. – 1% от 700000 руб. (1 млн. руб. – 300000 руб.) — 7000 руб. = 60000 руб. + 36238 руб. + 7000 руб. = 103238 руб. Однако дело еще в том, что ИП на УСН «доходы» может вычесть сумму страховых взносов из суммы налога (то есть вычесть 36238 руб. из 60000 руб.) и в этом случае налог составит: 23762 (60000 руб. — 36238 руб.) + 36238 руб. + 7000 руб. (эту часть страховых взносов тоже можно будет вычесть на самом деле, но здесь я этот вычет не беру в расчет) = уже 67000 руб.
То есть если у Вас доход более-менее неплохой, то чисто финансово уже выгоднее открывать ИП (в нашем примере 67000 руб. вместо 130000 руб.), тем более, что у Вас в этом случае будет полноценное подтверждение дохода, да еще и в этом случае идут отчисления на Вашу пенсию, в отличие от варианта с физическим лицом.
Единственное еще «минусы» ИП – нужно открывать расчетный счет в банке и проходить валютный контроль при получении денег по договору от иностранной компании (об этом речь пойдет дальше).
Также отмечу, что для ИП еще есть вариант перейти на патентную систему налогообложения (особенно актуально для разработчиков, которые работают на иностранные компании). Здесь правда оговорюсь, что есть ряд нюансов, которые нужно соблюдать для того, чтобы сохранить возможность применять ПСН работая на иностранную компанию (есть определенные требования к составлению договора)
1.3. Добавлю, что с 2019 г. для Москвы, Московской области, Республики Татарстан, Калужской области (а в дальнейшем скорее всего это будет актуально и для других регионов) есть возможность получать доход и оплачивать налоги как самозанятый гражданин – в этом случае отличия в том, что размер налога составляет 4% при получении дохода от физических лиц и 6% при получении дохода от юридического лица, в том числе как самозанятый можно работать с иностранными компаниями. Если Вы получаете доход от иностранной компании, то разницы в ставке налога между ИП УСН 6% и самозанятым не будет – в обоих вариантах будет ставка налога 6%.
Однако плюс самозанятого – не обязательно регистрировать ИП (хотя ИП тоже может перейти на уплату налога как самозанятый, то есть и обычное физическое лицо и ИП могут перейти на налог для самозанятых).
И еще самый главный плюс самозанятого – не нужно платить страховых взносов. То есть если дохода не будет – ничего платить не нужно вообще (а ИП фиксированную часть страховых взносов 36238 руб. в любом случае должен будет оплатить). Но правда это скорее выгодно для случаев, когда доход небольшой или нерегулярный, а для если доход регулярный – то поскольку ИП может все равно сумму страховых взносов вычесть из налога на УСН при условии отсутствия работников, разницы уже нет (вернее ИП даже выгоднее, так как в этом случае Вы и страховые взносы для своей пенсии уплатите и ничего не потеряете, так как вычтете их из налога).
При этом самозанятый при получении дохода от иностранной компании должен будет в мобильном приложении «Мой налог» при отражении дохода выбрать тип реализации «Юридическому лицу или ИП», отметить «Иностранная организация» и указать ее наименование (см. разъяснения ФНС, изложенные в Письме № СД-4-3/7497@ от 19.04.2019).
В целом моя рекомендация – если у Вас доход регулярный и более-менее нормальный – лучше посмотреть в сторону открытия ИП.
Если Вы принципиально не хотите работать как ИП – можно рассматривать вариант работать как физическое лицо.
При этом в регионах, где действует закон для самозанятых, я бы рекомендовал подумать над тем, чтобы зарегистрироваться как самозанятый вместо оплаты НДФЛ, в этом случае будет возможность платить 6% вместо 13% и в то же время не заморачиваться с ИП.
2. Что касается самого Договора с иностранным заказчиком, то его можно заключить в нескольких формах:
— в форме стандартного договора.
— в форме счета-договора (инвойса-договора) – то есть когда мы объединяем инвойс и договор и делаем все в одном документе (больше подходит для разовых/периодических услуг).
— в отдельных случаях можно использовать вариант с договором-офертой (есть особенности).
Также часто бывают ситуации, когда у Вас нет вообще договора с иностранным заказчиком по разным причинам (контрагент не хочет подписывать, сотрудничество нерегулярное и т.п.) – в этом случае у Вас все равно сохраняется возможность легализовать свой доход как физическое лицо.
3. Также есть различные способы подписания договора с иностранным заказчиком, в частности:
— стандартный обмен бумажными формами через курьера (сейчас все реже применяется).
— подписание договора путем обмена сканами (п.2 ст. 434 Гражданского кодекса РФ). То есть подписали, отсканировали – скинули контрагенту, он сделал тоже самое и по итогу у каждого есть скан договора, подписанный с двух сторон. Действующее законодательство, а также налоговая и банковская практика полностью допускают такой вариант, то есть этот способ ничем не уступает первому варианту, но при условии, что в этом случае Вы соблюдаете специальные требования, установленные законом и практикой для данного способа подписания Договора.
4. Валютный контроль. Если Вы будете работать как ИП с иностранной компанией, то будете проходить валютный контроль при получении денег на расчетный счет в Вашем банке.
В целом на сегодняшний день правила такие, что договоры с иностранными заказчиками подлежат обязательной регистрации если они превышают 6 млн рублей по экспорту (или эквивалент в валюте), 3 млн рублей (или эквивалент в валюте) по импорту. Если в договоре нет фиксированной суммы, то в этом случае обязанность зарегистрировать договор появится, как только сумма контракта достигнет и превысит указанные суммы.
Также с учетом последних изменений если сумма договора за весь период его действия не превышает 200 тысяч руб. (то есть если будет 3 платежа по 100 т.р., то это уже 300 т.р. и под исключение Вы не подпадаете), то не обязательно даже предоставлять документы в банк. Правда формально у банка все равно остается право запросить документы, если у него появятся сомнения относительно совершаемых Вами операций.
5. К самому договору с иностранным заказчиком есть определенные требования в плане его содержания. Требования можно разделить на 2 составляющие:
— требования законодательства (то есть для определенных видов договоров закон устанавливает требования что именно в них должно быть учтено, какие условия должны быть прописаны и т.д.).
— требования из банковской практики при прохождении валютного контроля.
Логика банков здесь очень простая – когда 2 стороны заключают между собой реальный договор, они заинтересованы в защите своих интересов по договору. Например, если российский ИП заключает договор с компанией из США на разработку программного обеспечения (ПО), то с точки зрения банка логично, что заказчик из США будет заинтересован в том, чтобы в договоре были прописаны сроки выполнения работ, порядок устранения недостатков, порядок приемки и т.п., а исполнитель заинтересован в том, чтобы в договоре четко были прописаны условия и порядок оплаты по договору. Если банк видит, что в договоре «криво» прописаны условия про сроки выполнения работы и порядок приемки, то у банка могут возникнуть сомнения – действительно ли договор реальный, поскольку для банка подозрительно почему заказчик так беспечен по отношению к таким важным пунктам в правоотношениях между сторонами.
Безусловно, что все нюансы по требованиям банков к договору здесь я не смогу описать, но наиболее общими требованиями являются следующие:
5.1. Предмет договора. Обязательно должен быть конкретизирован, то есть просто «разработка программного обеспечения» — это не лучший вариант, желательно прописать, например, для чего разрабатывается ПО (для каких целей, для какого проекта и т.п.). Очень распространенным вариантом является рамочный договор, когда в договоре мы не расписываем полноценное ТЗ, а делаем отсылку каким способом стороны согласовывают требования к задачам (дополнительными соглашениями, инвойсами, путем переписки, в системах постановки задач и т.д.).
5.2. Порядок и сроки оплаты. За нарушение сроков оплаты можно получить штраф вплоть до 100% от суммы перевода, поэтому обычно я рекомендую прописывать сроки таким образом, чтобы они точно не были нарушены (то есть с привязкой к какому-либо событию, которое мы сами контролируем – выставление инвойса, подписание акта + прописывать сроки с запасом и т.д.). Еще бывают ситуации, когда компания проводит оплату не напрямую на р/с ИП/ООО, а через различные системы – тут нужно каждую ситуацию смотреть отдельно (допустимо это или нет) и, если допустимо – этот момент также обязательно должен быть прописан в договоре.
5.3. Сроки выполнения работы. До 2018 г. в плане этого пункта было проще, сейчас с учетом последних изменений требований к данному пункту стало больше, а именно сейчас в плане сроков выполнения работ должно быть больше конкретики. Если ситуациях такая, что определить срок заранее нельзя (а так происходит в большинстве случаев), то обычно мы привязываем срок к определенным событиям (оплата и т.д.) + в отдельных случаях прописываем предварительные сроки, а затем по ходу работы конкретизируем их через дополнительные соглашения.
5.4. Порядок приемки услуг. Если вкратце, то в стандартная форма приемки – подписание акта об оказании услуг, также еще есть упрощенный вариант, когда факт приемки работ мы привязываем к определенным событиям (оплата по договору, направление определенного текста на электронную почту, отсутствие претензий в течение какого-либо времени и т.п. – при упрощенном порядке также есть ряд дополнительных требований).
Также помимо указанного, в договоре обязательно должны быть прописаны пункты про применимое право, электронный документооборот и еще ряд пунктов, но сейчас не буду на них останавливаться.
6. Ответственность. По практике, легче всего при получении денег от иностранного заказчика попасть на ст. 15.25. КоАП РФ «Нарушение валютного законодательства Российской Федерации и актов органов валютного регулирования». Ответственность по данной статье может достигать 100% от полученной Вами на счет суммы. Например, бывают ситуации, когда заказчик перечисляет оплату за услуги, но делает это каждый раз с задержкой на неделю-две — в такой ситуации есть реальные шансы получить штраф до 100% от суммы каждого перевода (то есть вообще могут по всем платежам забрать все деньги).
В отдельных случаях может грозить ответственность по ст. 193 Уголовного кодекса РФ «Уклонение от исполнения обязанностей по репатриации денежных средств в иностранной валюте или валюте Российской Федерации» (репатриация — это промежуток времени между датой экспорта и датой поступления денег в качестве оплаты эксперта или между датой платежа по импорту и датой импорта).
Готов ответить на Ваши дополнительные вопросы.
С Уважением, 
Васильев Дмитрий.