Отказ от дачи объяснения бесперспективен, если его у вас затребовали в официальном порядке (актом, служебной запиской, иное). В рассматриваемом случае имеет смысл написать объяснение, с указанием того, что выезжали по работе выполняя свои должностные обязанности ивыполняя устное поручение начальника отдела. Очень было бы неплохо иметь подтверждающий документ о том что встреча действительно состоялась или сама поездка была мотивирована. Необходимо помнить, что согласно ст. 81 ТК РФ основанием для увольнения по инициативе работодателя является прогул, а также в случае отсутствия на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены).