Кто несет ответственность, что семья не уложится в сроки подачи документов?

Вечер добрый.

У меня вопрос - Я являюсь специалистом МФЦ, по должности ведущий специалист по обслуживанию физических и юридических лиц. Произошла следующая ситуация: ко мне обратилась семья, чтобы заказать выписку об имеющихся объектах недвижимости на территории РФ. Требовалось сделать запрос на 2-х членов семьи (мама и ребенок). Вместо ребенка запрос был направлен мною 2 раза на мать. Они хотели подать на реструктуризацию ипотечного кредита. Но заявление на эту программу принимают до 10 февраля, а сами документы после моего запроса приходят в среднем через 25 дней. То есть они не успеют подать документы на рассмотрения их банком, т.к. повторная операция пройдет только в течении 25 дней.

Суть вопроса: кто несет ответственность за то, что данная семья не уложится в сроки подачи документов на реструктуризацию?