Как обменять некачественный товар и что для этого нужно?

Здравствуйте, Сергей. 

 Ваша организация заключила договор купли-продажи. Хотя в данном случае и не применим Закон «О защите прав потребителей», но вполне можно применить ст.469 ГК РФ.

1. Продавец обязан передать покупателю товар, качество которого соответствует договору купли-продажи.

2. При отсутствии в договоре купли-продажи условий о качестве товара продавец обязан передать покупателю товар, пригодный для целей, для которых товар такого рода обычно используется.
Если продавец при заключении договора был поставлен покупателем в известность о конкретных целях приобретения товара, продавец обязан передать покупателю товар, пригодный для использования в соответствии с этими целями.
3. При продаже товара по образцу и (или) по описанию продавец обязан передать покупателю товар, который соответствует образцу и (или) описанию.
4. Если законом или в установленном им порядке предусмотрены обязательные требования к качеству продаваемого товара, то продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязан передать покупателю товар, соответствующий этим обязательным требованиям.

По соглашению между продавцом и покупателем может быть передан товар, соответствующий повышенным требованиям к качеству по сравнению с обязательными требованиями, предусмотренными законом или в установленном им порядке.

Поэтому Ваша организация вправе направить продавцу претензию о расторжении договора купли-продажи и потребовать возврата денежных средств, уплаченных за нее.

Через месяц после получения продавцом претензии  и при неудовлетворении требований продавцом Вы вправе обратиться в арбитражный суд.