Добрый день, Зинаида.
Режим не полного рабочего дня по инициативе работодателя устанавливается на основании Статьи 74. ТК РФ Изменение определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда.
В случае, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины), определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены, допускается их изменение по инициативе работодателя, за исключением изменения трудовой функции работника.
При этом о предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца.
То есть нельзя спонтанно установить не полный рабочий день. Предупредить Вы обязаны в конце зимы, начале весны. В противном случае это будет нарушение трудового законодательства и работники будут иметь право обратиться в трудовую инспекцию или прокуратуру. Тем более, что работники естественно не в восторге от таких изменений так как при сокращении рабочего времени как правило сокращается и заработная плата.
При этом, если работник не согласен работать в новых условиях, то работодатель обязан в письменной форме предложить ему другую имеющуюся у работодателя работу, которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья.
Так же в соответствии с Законом РФ «О занятости населения в Российской Федерации»Статья 25. Содействие работодателей в обеспечении занятости населения
При введении режима неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели, а также при приостановке производства работодатель обязан в письменной форме сообщить об этом в органы службы занятости в течение трех рабочих дней после принятия решения о проведении соответствующих мероприятий.
При этом нужно все таки учитывать, что в Вашем случае введение сокращенного рабочего дня могут счесть не обоснованным, так как все таки это происходит ежегодно. Поэтому возможно было бы лучше распределить заработную плату равными частями на весь год и не делать изменений ежегодно с рабочим временем.